Existem dois tipos de unidades no SEI, cujas formas de desativação são diferentes:
- as que fazem parte da estrutura organizacional oficial da Universidade
- as abstratas criadas apenas no SEI
A seguir, são detalhadas as formas de solicitação de desativação das unidades de ambos os tipos.
1. Desativação de Unidades da Estrutura Organizacional Oficial
A desativação de unidades que fazem parte da Estrutura Organizacional Oficial da Universidade devem seguir três etapas, respectivamente:
- Solicitação de desativação à Unidade Maior, por meio de processo SEI do tipo "Administração: Adequação da Estrutura Administrativa"
- Solicitação de desativação da unidade no SEI-UFSCar
- Solicitação de desativação da unidade no SAGUI
1.1 Solicitação de Desativação à Unidade Maior
A desativação ou descredenciamento de uma unidade só pode ser feita pela unidade que lhe é superior na estrutura organizacional, pois se for feita pela próprio unidade a ser desativada, isto inviabilizará a comunicação e migração de membros e processos.
Assim, a chefia da unidade a ser desativada deve fazer o seguinte:
- reabrir o processo do credenciamento da unidade
- incluir documento do tipo "SEI: Desativação de Unidade no SEI-UFSCar" destinado a unidade maior, a qual a sua unidade é vinculada
- incluir neste documento uma solicitação de desativação, especificando os motivos
1.2 Solicitação de Desativação da Unidade no SEI-UFSCar
A solicitação de desativação no SEI deve ser feita ANTES da desativação no SAGUI, pois se ocorrer primeiro a desativação no SAGUI, haverá dois problemas:
- não será possível transferir os processos da unidade já desativada para uma nova unidade
- os membros poderão ficar sem acesso ao SEI até serem incluídos em uma nova unidade
O pedido deve ser feito no processo de credenciamento da unidade a ser desativada, por meio de documento interno do tipo "SEI: Desativação de Unidade no SEI-UFSCar" o qual deverá ter todos os campos preenchidos, assim como as ações antes da desativação efetivadas:
- Dados da Unidade a ser desativada
- Motivo da desativação
- Incluir documentos anexos que ajudem a esclarecer o motivo da desativação, tais como portaria de extinção, normativa que justifique a extinção do tipo de unidade etc.
- Informar se a Unidade deseja migrar os dados da unidade a ser desativada para outra unidade
- Determinar prazo de até 6 meses para que a unidade permaneça ativa, porém indisponível para recebimento de processos, ou seja, não visível para outras unidades enviarem processos
- Informar data de desativação definitiva da unidade
- Informar que já foram realizadas as ações abaixo relacionadas que devem ocorrer antes da desativação da unidade.
AÇÕES IMPORTANTES ANTES DA DESATIVAÇÃO DA UNIDADE OFICIAL
- Os membros da unidade que será desativada devem ser incluídos com antecedência em uma nova unidade por meio da SAMU (ver artigo "Como solicitar a atualização dos usuários membros da minha unidade no SEI?") antes da unidade ser extinta; do contrário, esses usuários ficaram sem acesso durante um período
- É muito importante que os membros da unidade superior ou os membros da própria unidade a ser desativada entrem na unidade no SEI e enviem todos os processos constantes da Caixa de Controle para a unidade maior dar continuidade às ações, de modo que não fique nenhum processo sem resolução. A migração dos processos para outra(s) unidade(s) antes da extinção da unidade é imprescindível!
- Em relação a processos sem tramitação, ou seja, que foram criados e permaneceram somente na unidade de criação, a qual será extinta, devem ser enviados para a nova unidade que dará continuidade ou fará a guarda desses processos.
- Em relação aos processos restritos, não será possível a reabertura destes em outras unidades ou mesmo na unidade maior, se não foram enviados para outra unidade.
- Em relação aos processos sigilosos de membros da unidade, é importante que seja dado acesso a estes membros em outras unidades ou que seja dado o acesso a outros membros de outras unidades para que se dê sequência e acesso aos mesmos.
Para verificar quais processos foram criados pela unidade a ser extinta e providenciar o envio destes para a nova unidade, ver artigo "Como saber quais processos foram criados pela minha unidade?"
Após realizar as ações importantes, a Unidade deve enviar o processo de credenciamento com o pedido de desativação para o DePDG-TIC.
Após efetuar a desativação da unidade no SEI-UFSCar, DePDG-TIC envia o processo de volta à unidade solicitante para continuidade.
1.3 Solicitação de Desativação da Unidade no SAGUI
Depois de solicitar a desativação no SEI, o processo de credenciamento da unidade desativada pode ser relacionado ao processo de restruturação da unidade no SEI.
No processo de restruturação, a unidade solicitante poderá enviar ofício à SIn informando sobre a desativação da unidade no SEI e solicitando a continuidade da desativação no SAGUI.
2. Desativação de Unidades Abstratas Criadas no SEI
O pedido pode ser feito por meio de documento interno do tipo "SEI: Desativação de Unidade no SEI-UFSCar" preenchendo todos os campos indicados no formulário.
- Dados da Unidade
- Motivo da desativação
- Incluir documentos anexos que ajudem a esclarecer o motivo da desativação, tais como portaria de extinção, normativa que justifique a extinção do tipo de unidade etc.
- Informar que já foram realizadas as ações abaixo relacionadas que devem ocorrer antes da desativação da unidade.
- Informar se a Unidade deseja migrar os dados da unidade a ser desativada para outra unidade
- Determinar prazo de até 6 meses para que a unidade permaneça ativa, porém indisponível para recebimento de processos, ou seja, não visível para outras unidades enviarem processos
- Informar data de desativação definitiva da unidade
AÇÕES IMPORTANTES ANTES DA DESATIVAÇÃO DA UNIDADE ABSTRATA
- Caso haja continuidade das atividades desta unidade após ser extinta em um nova unidade, os membros da unidade que será desativada devem ser incluídos com antecedência na nova unidade por meio da SAMU (ver artigo "Como solicitar a atualização dos usuários membros da minha unidade no SEI?") antes da unidade ser extinta; do contrário, esses usuários ficaram sem acesso durante um período
- É muito importante que os membros da unidade superior ou os membros da própria unidade a ser desativada entrem na unidade no SEI e enviem todos os processos constantes da Caixa de Controle para a unidade maior dar continuidade às ações, de modo que não fique nenhum processo sem resolução. A migração dos processos para outra(s) unidade(s) antes da extinção da unidade é imprescindível!
- Em relação a processos sem tramitação, ou seja, que foram criados e permaneceram somente na unidade de criação, a qual será extinta, devem ser enviados para a nova unidade que dará continuidade ou fará a guarda desses processos.
- Em relação aos processos restritos, não será possível a reabertura destes em outras unidades ou mesmo na unidade maior, se não foram enviados para outra unidade.
- Em relação aos processos sigilosos de membros da unidade, é importante que seja dado acesso a estes membros em outras unidades ou que seja dado o acesso a outros membros de outras unidades para que se dê sequência e acesso aos mesmos.
Para verificar quais processos foram criados pela unidade a ser extinta e providenciar o envio destes para a nova unidade, ver artigo "Como saber quais processos foram criados pela minha unidade?"