Até novembro de 2025, os cabeçalhos dos modelos de documentos do SEI-UFSCar continham a hierarquia invertida da unidade, sendo as unidades da hierarquia separadas por uma barra.
Porém, essa hierarquia invertida vinha gerando erros nos cabeçalhos, de modo que foi necessário remover essa hierarquia invertida para que ficassem corretos.
Essa mudança no cabeçalho do SEI foi realizada pela equipe do DEPDG-TIC no período de 01 a 05 de dezembro de 2025.

A seguir, explicamos detalhamente os problemas com o cabeçalho e as soluções a serem aplicadas. 

Situação Atual dos Cabeçalhos

Os modelos de documentos são aqueles que aparecem para o usuário do SEI ao gerar um novo documento do tipo interno, os quais podem ser editados, formatados e assinados no editor do SEI.

A maioria dos modelos de documentos apresentam um cabeçalho padrão com:

1. o brasão da república;

2. o nome do órgão em maiúsculas;

3. o nome completo da unidade que está gerando o documento, seguido pelas siglas das unidades que fazem parte da hierarquia superior à unidade geradora do documento;

4. o endereço da sede do órgão onde se localiza a unidade. No caso da UFSCar, o endereço se modifica de acordo com o campus onde se localiza a unidade;

5. telefone e site do órgão;

6. dados relativos ao tipo de documento que está sendo gerado.

Problemas nos Cabeçalhos

Os cabeçalhos de documentos no SEI-UFSCar apresentam a hierarquia invertida da unidade que gerou o documento (item 3 da imagem acima), ou seja, a sequência hierárquica das unidades, da menor para a maior, às quais a unidade geradora do documento está vinculada, sendo estas separadas por uma barra. 

Exemplos:

CoSI é vinculada à SIn, que é vinculada à Reitoria.

 

 

DeTrans é vinculado à CMultCS, que é vinculada à PU, que é vinculada à Reitoria.

 

Porém, o uso da hierarquia invertida tem gerado erros nos cabeçalhos, devido ao uso da barra "/" como separador de hierarquia invertida e também como separador do nome de uma unidade.

Por isso, será necessário remover tal hierarquia invertida dos cabeçalhos, para que fiquem corretos, já que se trata de um problema de incompatibilidade entre a forma como o SEI interpreta a barra “/” e o modo como algumas unidades da UFSCar utilizam esse mesmo caractere em suas siglas.

O SEI utiliza a barra “/” para indicar a inversão automática da hierarquia das unidades no cabeçalho. Entretanto, diversas unidades da UFSCar possuem a barra no próprio nome (como COC/CCBS e COC/CECH), pois ela é necessária para diferenciar, por exemplo, conselhos de centros distintos. Quando o SEI encontra essas barras internas, ele interpreta todas como se fossem parte da hierarquia invertida, o que resulta em cabeçalhos incorretos.

Além disso, identificou-se que diversas unidades ainda não possuem sua vinculação totalmente registrada no SEI. Em alguns casos, a hierarquia superior não está registrada, o que faz com que determinadas unidades exibam hierarquia no cabeçalho e outras não. Essa situação faz parte do processo natural de atualização contínua da estrutura administrativa da Universidade e, por isso, algumas unidades podem aparecer com a hierarquia registrada e outras ainda não.

A ausência de vinculação não impede o funcionamento geral do sistema, mas pode gerar limitações em situações específicas, como no uso de modelos de documentos que dependem da identificação da unidade superior ou em fluxos que utilizam textos padrão baseados nessa informação.

Por esse motivo, a atualização das hierarquias das unidades no SEI é importante para garantir que todos os modelos, fluxos e documentos funcionem corretamente em toda a Universidade.

Detalhamento do Problema do Uso da "/" nos Cabeçalhos

Devido à questionamentos de unidades em relação à hierarquia invertida usada no cabeçalho do SEI-UFSCar, que aparecia errada, fomos analisar mais de perto qual seria o problema e, depois de muitas análises infrutíferas, finalmente conseguimos compreender o problema que tornava a hierarquia de algumas unidades no cabeçalho do SEI incorreta, o qual está relacionado ao uso da barra "/" como um separador de campo.

Para melhor entendimento do problema, seguem alguns exemplos:

Exemplo do CoC/CCET, que é vinculado ao CCET:

Exemplo do DeNutri/CRISA, que é vinculado à CRISA e à ProAd:

Exemplo da DiT/USE, que é vinculada à USE e à Reitoria:

 

Uso da Barra "/" em Siglas de Unidades UFSCar

Nos exemplos acima, a sigla da unidade contém uma barra, o que, inclusive, é uma regra determinada pela CoAD, por meio da Resolução CoAd nº 83, de 20 de abril de 2016, que dispõe sobre padronização das siglas oficiais da UFSCar.

9. Por serem recorrentes na estrutura organizacional, as palavras abaixo terão a seguinte padronização na formação de siglas, observando que ocorrem algumas variações quanto ao uso ou não da barra:
     - [...]
     - Comitê Gestor - CG/
     - Conselho de Centro - CoC/
     - Conselho Departamental - CD/
     - Secretaria de Administração e Finanças - SAF/
     - Secretaria Executiva - SE/
     - [...]

10. Serão utilizados como elementos diferenciais, visando melhor identificação, os seguintes sinais gráficos: Hífen ( - ) e Barra ( / ).
[...]

10.2 A barra deve ser utilizada nos seguintes casos:

10.2.1 Após a sigla de unidades com a mesma nomenclatura, seguida da sigla da unidade a que estão vinculadas.
Exemplo:
     - Seção de Controle Financeiro do Restaurante Universitário – SeCF/RU

10.2.2 Após a sigla de Assessorias que não estão ligadas diretamente à Reitoria, seguida da sigla da unidade a que estão vinculadas.
Exemplos:
     - Assessoria Multicampi de Gestão de Pessoas – AsM/ProGPe

10.2.3 Para indicar uma especificidade ou informação adicional, se necessário.
Exemplos:
     - Coordenadoria Administrativa da Unidade de Atendimento a Criança – CAd/UAC
     - Seção de Circulação II – SeCir/II
     - Engenharia Ambiental (Bacharelado, à distância) – EAm/D
     - Pedagogia da Terra (Licenciatura, Alternância) – PedTL/A

Conflito no uso da barra "/"

Quando usamos a sigla invertida de unidades UFSCar, que contêm barra "/", no cabeçalho dos documentos do SEI, todas elas ficam incorretas, sendo invertidas na própria sigla, ou seja, a barra "/" que é usada como separador interno da sigla no SEI é invertida também, e não apenas a barra de separação entre as unidades da hierarquia.

Veja o exemplo do CoC/CCA. A sigla da unidade é "CoC/CCA" e esse conselho é vinculado ao CCA. Assim, quando a hierarquia invertida dessa unidade aparece no cabeçalho, ela é invertida erroneamente para "CCA/CoC", seguida pela unidade maior que é o CCA, resultando em: "CCA/CoC/CCA".

 

O correto é que o CoC/CCA fosse mantido exatamente assim, como "CoC/CCA", seguido pela unidade maior CCA, resultando em "CoC/CCA/CCA".

Mesmo assim, ainda que a ordem não fosse invertida de forma incorreta, temos um segundo problema que é a repetição da sigla da unidade maior, que aparece tanto na sigla da unidade "CoC/CCA", quanto na hierarquia que vem a seguir "CCA", o que resulta em uma duplicidade que torna a leitura confusa para os usuários que leem o documento: "CoC/CCA/CCA". O usuário vai se perguntar por que a sigla CCA está aparecendo 2 vezes seguidas, gerando outro problema.

Resumo do Problema

Como algumas unidades apresentam a barra em suas siglas, isso gera um conflito no SEI, no momento da inversão da hierarquia da unidade, que é feita a partir da sigla. Por que o erro acontece:

1. O SEI usa a barra "/" como um separador de campos para inverter a hierarquia da unidade;

2. A sigla de algumas unidades contém a barra "/";

3. Em caso de uso de hierarquia invertida no cabeçalho, o SEI interpreta a barra "/", que faz parte da sigla, como um separador, invertendo incorretamente a sigla;

4. Em caso de uso de hierarquia direta no cabeçalho, para as unidades que apresentam na sigla a barra "/", seguida pela sigla unidade maior, o SEI mostra a unidade maior duas vezes seguidas.

Soluções

Após análises em conjunto dessa situação pelo DePDG-TIC, CoSI e CoPRAN, concluiu-se que a solução mais adequada identificada pelas equipes envolvidas é remover a hierarquia, seja direta ou invertida, mantendo-se apenas o nome da unidade.

Para tanto, são necessárias modificações dos cabeçalhos de todos os modelos de documentos do SEI, que não mais conterão a hierarquia invertida, nem a hierarquia direta, mas sim apenas o nome e a sigla da unidade, para evitar problemas de inversão em siglas que contenham a barra “/”.

Caso o usuário tenha interesse em consultar a hierarquia da unidade, deverá ir até a Consulta Pública do SIORG (https://siorg.gov.br/siorg-cidadao-webapp/resources/app/consulta-estrutura.html).

Considerando que existem mais de 900 modelos de documentos no SEI-UFSCar, a alteração do cabeçalho do SEI será realizada pelo DePDG-TIC durante o período estipulado no início deste ofício circular.

Nesse período, haverá instabilidade na aparência dos cabeçalhos dos documentos, o que faz parte do processo previsto de atualização, já que será uma situação normal diante das alterações em andamento.

Após o período de atualização, caso ainda tenha problemas com modelos de documentos, favor abrir chamado pela Central de Serviços na categoria SEI.

Para consultas posteriores, um artigo ficará disponível no Portal SEI: Alteração de Hierarquia das Unidades no Cabeçalho de Documentos Internos no SEI-UFSCar.