O que é uma Unidade Oficial?
A unidade oficial no SEI é a unidade administrativa devidamente cadastrada, segundo as instâncias do governo federal.
Segundo o manual do SIORG (p. 10), Unidades Administrativas:
são Unidades Organizacionais que compõem a estrutura do Órgão ou Entidade. Possui um conjunto de competências desdobradas das competências do Órgão ou Entidade da qual fazem parte e ao qual se subordinam diretamente; normalmente, a unidade administrativa não detém autonomia administrativa e financeira, mas há casos em que, por força das competências que exercem, a lei ou o regulamento lhes concedem autonomias específicas necessárias ao adequado cumprimento de suas competências. São Unidades Administrativas, as Secretarias, Diretorias e outras subdivisões dos Ministérios, órgãos da Presidência da República, das autarquias e fundações.
O SIORG é o Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal, de modo que todas as unidades administrativas da UFSCar ali cadastradas são consideradas como unidades oficiais.
Na UFSCar, o sistema de cadastro de unidades e pessoas é o SAGUI, o qual está integrado ao SIORG. Dada essa integração, todos os registros de unidades administrativas da UFSCar cadastradas no SIORG são automaticamente importadas para o SAGUI.
No SEI-UFSCar, todas as unidades que já estejam cadastradas no SAGUI poderão ser cadastradas como unidades oficiais. No entanto, a unidade interessada deverá formalizar o pedido de credenciamento conforme as instruções a seguir.
Tipos de Credenciamento
Caso a sua Unidade Oficial ainda não tenha sido credenciada no SEI-UFSCar, há 2 possibilidades:
1. Adequação Administrativa da Unidade
Caso esteja ocorrendo uma adequação administrativa da unidade, a qual deve se refletir na estrutura organizacional oficial da UFSCar, deve-se prosseguir utilizando o tipo de processo "Administração: Adequação da Estrutura Administrativa".
2. Unidade Nova com Chefia Sem Acesso ao SEI
Caso a chefia da nova unidade ainda não tenha acesso ao SEI, o processo de credenciamento deve ser enviado a partir da unidade superior à qual esta unidade está vinculada. Por exemplo:
- se for uma nova Secretaria Geral vinculada à Reitoria, o processo de credenciamento pode ser aberto a partir da Reitoria
- se for um novo Departamento, vinculado a um Centro, o processo de credenciamento pode ser aberto a partir do Centro.
3. Unidade Nova com Chefia Com Acesso ao SEI
Caso a chefia da nova unidade já tenha acesso ao SEI, o processo de credenciamento pode ser enviado:
- a partir da unidade superior à qual esta unidade está vinculada ou
- a partir da unidade à qual a chefia da nova unidade já é membro no SEI.
Como Solicitar o Credenciamento
- Verificar se a unidade já foi cadastrada no SIORG e/ou no SAGUI; caso não tenha sido, providenciar o cadastro por meio do Serviços UFSCar antes de dar prosseguimento;
- Estando a unidade cadastrada no SAGUI, entrar no SEI, na unidade superior à que será credenciada, e iniciar processo do tipo "SEI: Credenciamento: Unidades Oficiais";
- Dentro do processo, incluir documento interno do tipo "SEI: Termo de Credenciamento de Unidade SEI";
- Preencher todos os dados solicitados no termo e salvar;
- Coletar assinatura da chefia da unidade e do substituto da chefia da unidade a ser credenciada no termo;
- Enviar o processo ao DePDG-TIC para que possa realizar o credenciamento. Caso o DePDG-TIC não encontre a unidade já cadastrada no SAGUI, o processo será devolvido para a unidade solicitante para providências;
- Ao receber o processo de credenciamento, é importante que seja anotado o número do processo ou que o mesmo seja incluído em bloco interno para uso posterior, pois será utilizado sempre que necessária alguma alteração na unidade SEI e para atualização dos membros;
- A unidade credenciada deve informar a todos os seus membros sobre o cadastro e o Regulamento de uso do SEI-UFSCar, o qual deve ser lido e seguido por todos para o bom uso do SEI.
Outras normativas sobre o uso do SEI-UFSCar encontram-se disponíveis no menu Institucional > Portarias SEI-UFSCar.
Caso sua unidade ainda não exista e não seja uma unidade oficial já existente no SAGUI e sim uma abstrata a ser criada, você deve seguir as instruções do tipo de processo: SEI: Credenciamento: Unidades Abstratas.