Considerando que as Unidades UFSCar precisam revisar e alterar os níveis de acesso de muitos processos e documentos, devido ao lançamento da Pesquisa Pública do SEI-UFSCar, algumas estratégias podem ser utilizadas para realizar essas ações de forma mais rápida e eficiente, as quais são descritas a seguir.
Prioridade dos Tipos de Processos
Pode-se elencar a prioridade dos tipos de processos para a unidade, considerando-se, respectivamente:
- análise e alteração dos tipos de processos que devem ser “restritos”, mas encontram-se “públicos”, para evitar exposição de informações pessoais e sensíveis
- análise e alteração dos tipos de processos que devem ser “públicos”, mas encontram-se “restritos”, para evitar ocultação de informações de publicidade obrigatória
Para saber mais sobre os tipos de processos que devem ser públicos ou restritos, segundo a legislação vigente, leia o artigo “Como determino quais informações devem ser públicas, restritas ou sigilosas?”
Prioridade dos Tipos de Documentos
Pode-se elencar a prioridade dos tipos de documentos para a unidade, considerando-se, respectivamente:
- análise e alteração dos tipos de documentos que devem ser “restritos”, mas encontram-se “públicos”, para evitar exposição de informações pessoais e sensíveis
- análise e alteração dos tipos de documentos que devem ser “públicos”, mas encontram-se “restritos”, para evitar ocultação de informações de publicidade obrigatória
Para saber mais sobre os tipos de documentos que devem ser públicos ou restritos, segundo a legislação vigente, leia o artigo “Como determino quais informações devem ser públicas, restritas ou sigilosas?”
Divisão da Tarefa por Membro
Pode-se elencar os membros da unidade para realizarem a tarefa de análise e alteração dos tipos de processos e documentos, considerando sua responsabilidade pela atividade, de modo que cada membro fique responsável por analisar e alterar os processos que tenham sido gerados por eles próprios e por eventuais membros a quem estejam substituindo, os quais não se encontram mais na unidade.
Para casos de funções descontinuadas, para as quais não haja mais membros ativos, o trabalho pode ser dividido entre os membros ativos, de modo que não pese para ninguém.
Divisão da Tarefa por Grupos e suas Funções
Pode-se elencar os grupos de membros da unidade separados por funções nas quais atuam, para realizarem a tarefa de análise e alteração dos tipos de processos e documentos relativos àquelas funções, de modo que cada grupo fique responsável por analisar e alterar os processos relativos às funções para as quais têm mais conhecimento e experiência, devido à sua atuação. Essa estratégia facilitará a recuperação, a compreensão e atualização dos tipos de processos e documentos
Combinação das Estratégias
Tais estratégias podem ser combinadas, dependendo da quantidade de processos e documentos a serem analisados e alterados, da quantidade de membros da unidade e da subdivisão de tarefas.
Por exemplo, uma unidade que tenha uma quantidade grande de processos e documentos a serem alterados, mas uma pequena quantidade de membros, trabalhará melhor com as opções de priorizar os tipos de processos e documentos a serem analisados e alterados.
No caso de uma unidade que tenha muitos membros e muitos processos, sem tarefas bem definidas na equipe, será mais fácil a estratégia de cada membro fazer a análise e alteração dos seus próprios processos e documentos gerados. No entanto, cada membro deverá priorizar determinados tipos de processos e documentos.
Para uma unidade que tenha uma boa subdivisão interna, tal como divisões, departamentos e seções, poderá ser mais efetiva a divisão por grupos e suas funções. Internamente nos grupos, pode-se subdividir por membros e, finalmente, por prioridade de processos e documentos.