O que é uma minuta e como usar no SEI?*

 

 

 

 

 

*Colaborou com este artigo o Dr. Marcelo Antonio Amorim Rodrigues,
Procurador Chefe da Procuradoria Federal junto à UFSCar.

O que são minutas?

As minutas são uma espécie de rascunho que se faz de um documento qualquer. Normalmente, são utilizadas como rascunho para documentos oficiais, mas também podem ser usadas como rascunho para documentos em geral, tais como ofícios, despachos etc. Quase sempre, a minuta de um documento oficial é elaborada por uma pessoa ou entidade para se transformar em um documento assinado e expedido por outrem.

Documentos Oficiais e a Publicidade

Existem documentos oficiais que não precisam ser publicizados, enquanto outros precisam ser publicizados em Diários Oficiais, Boletins Institucionais ou mesmo em jornais de grande circulação. Em geral, documentos oficiais, tais como ofícios e despachos não precisam ser publicizados, enquanto outros como portarias, resoluções, instruções normativas, editais e contratos têm publicidade obrigatória. No caso de documentos oficiais com publicidade obrigatória, é imprescindível que tais documentos sejam publicados pelas unidades cujos dirigentes tenham competência para isto. Assim, a minuta é muito utilizada para documentos que têm publicidade obrigatória, mas que são elaborados inicialmente por uma unidade que não tem a competência para publicação. A unidade que propõe o documento elabora a minuta para enviar à unidade com competência, para que esta publique o documento oficial com base na minuta.

Competências para Emissão e Publicidade de Documentos Oficiais

Há competências que provém de delegações presidenciais e/ou ministeriais. Por exemplo, a competência para editar atos de demissão de servidores, cujas condutas infracionais foram apuradas em processo administrativo disciplinar é originária da Presidência da República que, por decreto, delegou aos Ministros de Estado. Por sua vez, o Ministro da Educação subdelegou a tarefa aos Reitores, por meio de portaria, no caso dos servidores de Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Com isso, a UFSCar passa a ter a competência delegada para tal ato, por meio de documentos oficiais com publicidade obrigatória.

Há competências, no entanto, que são originárias do próprio órgão, como a UFSCar, as quais são estabelecidas geralmente pelos atos normativos internos, tais como Estatuto e Regimentos Geral e setoriais. Nesses casos, a competência interna para execução desses atos é atribuída a uma autoridade do órgão, em geral, o dirigente máximo do órgão. Mas este pode delegar a competência a outrem. Por exemplo, a assinatura de contratos, cujo Estatuto e Regimento Geral atribuem a competência ao(à) Reitor(a), mas que tal autoridade, por portaria GR, delegou ao Pró- Reitor de Administração.

Como funcionam as minutas no SEI

No SEI, a minuta tem uma função muito importante, pois ela pode ser elaborada em uma unidade e ser enviada para outra unidade que tenha competência para a publicação do documento final com o cabeçalho e a numeração sequencial correta da unidade que publicará o documento final.

No SEI, unidades que possuem competência para publicar tipos de  documentos com publicidade obrigatória, tais como as portarias e resoluções, passam a ter acesso a esses tipos de documentos para elaboração e publicação, enquanto as outras unidades que não possuem tal competência, só têm acesso às minutas desses tipos de documentos. Por exemplo, as Pró-Reitorias têm acesso ao tipo de documento "Portaria", pois tem competência para emiti-las e publicá-las, enquanto as outras unidades que não têm competência para emitir, nem publicar portarias, não terão acesso a esse tipo de documento, mas terão acesso ao tipo "Minuta de Portaria", a qual deverão enviar para a unidade com competência para publicar a Portaria.

A minuta, nesse caso, serve como um intermediário para manter o cabeçalho e a numeração correta do documento oficial. Se o documento oficial fosse elaborado diretamente em uma unidade que não tivesse a competência para publicá-la, receberia o cabeçalho com nome da unidade incorreta e uma numeração incorreta daquela unidade, sendo que deveria ter o cabeçalho, assinatura do dirigente e a numeração sequencial daquele tipo de documento da unidade que irá publicar o documento. Por isso, no caso de documentos oficiais, se o documento for solicitado por uma unidade que não seja a mesma que vai publicar o documento, isto deve ser feito por meio da criação de minuta e envio do processo para a unidade com competência para publicar.

Informações importantes sobre minutas no SEI

As minutas estão disponíveis para todas as unidades UFSCar

As minutas devem ser criadas com acesso restrito, pois são documentos preparatórios, não aprovados

As minutas devem ser assinadas pela pessoa responsável pelo seu preenchimento, pois não são a versão final do documento oficial, logo a assinatura só representa a responsabilidade pelo preenchimento e não pela execução e cumprimento do conteúdo ali definido. Se a minuta não for assinada, não poderá ser lida pela unidade destinatária

As minutas não precisam ser assinadas pela chefia da unidade, nem pela chefia da unidade que fará a publicação, a não ser com objetivo de revisão e ciência.

A assinatura da chefia da unidade em uma minuta não torna válido o conteúdo para execução e cumprimento, apenas valida o texto que virá a ser publicado.

As minutas só terão validade ao se transformarem nos documentos oficiais a que se destinam

As minutas não têm valor legal, por serem apenas rascunhos. O limite da legalidade de uma minuta é como documento aprovado em algum colegiado, mas o conteúdo só passa a valer quando publicado o ato oficial, por meio de portaria, resolução etc.

Informações importantes sobre os documentos oficiais baseados em minutas no SEI

Os documentos oficiais baseados nas minutas só estão disponíveis no SEI para as unidades que possuem competência para publicação, as quais são definidas por meio de legislação geral e específica.

Os documentos oficiais baseados nas minutas só terão validade mediante a assinatura do dirigente ou substituto da unidade competente para publicar

Os documentos oficiais baseados nas minutas, cuja publicidade é obrigatória, devem ser publicados no Boletim Eletrônico a fim de publicizar seus conteúdos aos interessados

As delegações de competência para os órgãos públicos em geral podem ser definidas:
1) por normativas definidas em instâncias superiores, tais como Presidência da República, Ministérios. Por exemplo, a Portaria MEC nº 1.373/2019 delega competência aos dirigentes do MEC para uma série de atos.
2) por normativas definidas no próprio órgão, tais como Estatuto, Regimentos Geral e normas setoriais. Por exemplo, a delegação de competências aos Pró-Reitores na UFSCar é definida na Portaria UFSCar nº 2002/2016.

 As consultas sobre competências internas devem ser feitas aos órgãos que atuam como repositórios de normas internas, entre os quais:
1) Gabinete da Reitoria, em relação às portarias GR
2) Secretaria dos Órgãos Colegiados (SOC), em relação às resoluções ConsUni e CoAd
3) Pró-Reitorias, em relação às resoluções dos conselhos superiores respectivos
4) Centros, Departamentos, Coordenações de Cursos e Coordenações de Pós-Graduação, em relação às normas dos respectivos conselhos

Para dúvidas jurídicas relacionadas à competência de uma unidade para emitir e publicar atos em documentos oficiais, deve-se consultar a legislação relacionada ou especialista jurídico, tal como a Procuradoria Federal (PF). As consultas à PF devem ser feitas sempre na forma da Portaria Conjunta GR nº 1/2019, que regulamenta o relacionamento institucional entre a Fundação Universidade Federal de São Carlos e a Procuradoria Federal junto à UFSCar e demais órgãos de execução da Procuradoria-Geral Federal - PGF.

 

Vamos ver dois exemplos, um acadêmico e um administrativo para melhor compreendermos a situação.

Exemplo de uso da minuta no âmbito acadêmico

Vamos supor que um Departamento precise que um Centro Acadêmico solte um Edital, pois departamentos não têm a competência legal para publicar Editais. Assim, o Departamento deve solicitar ao Centro, ao qual é vinculado que o publique.

Então, esse Departamento deve fazer o seguinte:

  1. Elabora no SEI uma minuta de Edital
  2. Insere os conteúdos necessários na minuta, inclusive os nomes dos assinantes, como se fosse o Edital final
  3. O responsável pelo preenchimento assina a minuta.
  4. Eventualmente, pode ser necessária consulta à Procuradoria Federal para analisar a legalidade do Edital
  5. Envia o processo com a minuta para o Centro
  6. O Centro recebe o processo
  7. Cria um novo Edital dentro do processo, utilizando como modelo de documento a Minuta do Edital enviada, usando o procedimento de copiar o modelo do documento minuta para o novo documento Edital (veja o artigo "Como criar um documento a partir de um modelo ("Salvar Como" do Word)?")
    Com isso, o texto final do Edital já estará pronto, com a numeração sequencia correta de Editais do Centro, afinal a numeração precisa ser em continuidade ao último edital publicado por esse Centro
  8. Centro revisa o texto do Edital
  9. Diretor do Centro assina Edital
  10. Caso haja mais assinaturas de outras unidades necessárias, o Edital poderá ser enviado por bloco de assinatura a partir do Centro que o criou
  11. Centro publica Edital no Boletim Eletrônico

Exemplo de uso da minuta no âmbito administrativo

Agora, vamos supor que uma Divisão vinculada a uma Pró-Reitoria precise que esta publique uma Portaria, pois as Divisões não têm a competência legal para publicar Portarias. Assim, a Divisão deve solicitar à Pró-Reitoria, ao qual é vinculado que a publique. Neste exemplo, também se poderia usar a Reitoria como órgão máximo das publicações oficiais da Universidade.

Então, esse Divisão  deve fazer o seguinte:

  1. Elabora no SEI uma minuta de Portaria
  2. Insere os conteúdos necessários na minuta, inclusive os nomes dos assinantes, como se fosse a Portaria final
  3. O responsável pelo preenchimento assina a minuta. 
  4. Eventualmente, pode ser necessária consulta à Procuradoria Federal para analisar a legalidade da portaria
  5. Envia o processo com a minuta para a Pró-Reitoria
  6. A Pró-Reitoria recebe o processo
  7. Cria uma nova Portaria dentro do processo, utilizando como modelo de documento a Minuta do Portaria enviada, usando o procedimento de copiar o modelo do documento minuta para o novo documento Portaria (veja o artigo "Como criar um documento a partir de um modelo ("Salvar Como" do Word)?")
    Com isso, o texto final da Portaria já estará pronto, com a numeração sequencia correta de Editais do Centro, afinal a numeração precisa ser em continuidade à última Portaria publicada por esse Centro
  8. Pró-Reitoria revisa o texto da portaria
  9. Pró-Reitor(a) assina a portaria.
  10. Caso haja mais assinaturas de outras unidades necessárias, a Portaria poderá ser enviada por bloco de assinatura a partir da Pró-Reitoria que criou a Portaria
  11. Pró-Reitoria publica a Portaria no Boletim Eletrônico