O que são os Documentos Oficiais?*

Os documentos oficiais são aqueles provenientes:

• de atos administrativos em geral, os quais apresentam atos unilaterais da administração pública que produzem efeito jurídico, tais como portarias, resoluções, editais, entre outros;
• de contratos administrativos em geral, os quais apresentam atos bilaterais firmados entre a Administração Pública e outros agentes públicos ou privados, para execução de objetivos de interesse público, tais como contratos, convênios, acordos, etc.

Para saber mais sobre as definições e classificações de atos administrativos, leia o artigo Atos Administrativos: o que são e como usar no SEI?

Publicidade dos Documentos Oficiais

A publicidade assegura aos interessados a possibilidade de acompanhar, examinar, acatar e até contestar os atos, além de fiscalizar sua legalidade.

Segundo o Princípio da Publicidade, que consta no artigo 37 da Constituição Federal Brasileira de 1988, os atos administrativos em geral devem ser publicizados, ou seja, tornados públicos, para conhecimento geral e dos interessados.

Este princípio apresenta os embasamentos legais para a divulgação dos atos administrativos de forma interna e externa, resguardando a eficiência e a moralidade. O Diário Oficial da União (DOU) e outros diários de órgãos governamentais são formas de se dar publicidade aos atos administrativos.

A Lei de Acesso à Informação (LAI) também apresenta diretrizes para a publicidade da informação produzida pelos órgãos públicos, não apenas para atos oficiais, mas para toda a informação produzida por estes órgãos, utilizando as ferramentas de tecnologia da informação:

I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;
II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;
V - desenvolvimento do controle social da administração pública.

A diferença entre os documentos oficiais a serem publicados no boletim do órgão e todos os outros processos e documentos produzidos por um órgão é que os primeiros têm uma natureza que exige a publicidade, enquanto os segundos serão disponibilizados sob demanda, mediante o pedido por um interessado.

Onde se publica os documentos oficiais?

Com a implantação do SEI e de outros sistemas de gestão de processos, os órgãos públicos passam a ter uma opção própria para divulgar seus documentos oficiais, por meio do módulo de Publicações Eletrônicas, que é o Boletim de Serviço Eletrônico.

No caso da UFSCar, o Boletim de Serviço Eletrônico da UFSCar foi instituído como veículo oficial de publicação na UFSCar, por meio da Portaria GR nº 3676/2019 (SEI nº 0011696). O boletim já está em funcionamento desde 2019 e todas as unidades com permissão para publicação no boletim já podem publicizar seus documentos oficiais.

O que é o Boletim Eletrônico do SEI?

É um repositório de todas as publicações oficiais de um órgão que devem ser publicizadas, ou seja, que devem receber publicidade permanente e de forma oficial, estando disponíveis aos interessados que pesquisarem no Boletim e até mesmo nos buscadores mais conhecidos na internet.

O Boletim Eletrônico do SEI é semelhante a um Diário Oficial de um órgão. A  princípio, todos os atos da administração pública devem ser publicizáveis, logo, os atos administrativos de diversos tipos e espécies devem ser publicados no Boletim do SEI.

Boletim Eletrônico e Pesquisa Pública são a mesma coisa?

O Boletim Eletrônico do SEI não é o mesmo que a Pesquisa Pública do SEI, pois o Boletim exibe apenas os documentos considerados como publicações oficiais, enquanto a Pesquisa Pública exibe todos os tipos de documentos existentes dentro de um processo, que tenham nível de acesso público, assim como os metadados de todos os documentos dos processos que tenham nível de acesso restrito. Os processos sigilosos não são exibidos nem no Boletim, nem na Pesquisa Pública.

Portanto, a Pesquisa Pública apresenta um conjunto completo dos processos e documentos do SEI de um órgão, enquanto o Boletim Eletrônico apresenta apenas um conjunto limitado de documentos oficiais publicizados, sendo estes atos administrativos.

Quais tipos de documentos podem ser publicados no Boletim SEI?

No SEI-UFSCar, os documentos oficiais publicizáveis no Boletim Eletrônico podem ser divididos em três tipos:

1. Atos Oficiais;
2. Atos Normativos;
3. Documentos Aptos para Publicação Oficial, que são outros tipos de atos administrativos, a saber:
   1. Atos Ordinatórios;
   2. Atos Negociais;
   3. Atos Enunciativos;
   4. Atos Punitivos.

No caso dos Atos Oficiais e Atos Normativos eles devem ser publicizados por meio do Boletim Eletrônico. No caso dos Documentos Aptos para Publicação Oficial, eles podem ser ou não publicizados no Boletim Eletrônico, dependendo da situação do processo.

1. Entrar no Boletim Eletrônico do SEI-UFSCar. O link do boletim encontra-se na página principal do Portal SEI UFSCar;
   
2. Na página de busca do Boletim, a maneira mais fácil e rápida de pesquisar é especificando a unidade e o tipo de documento desejado, podendo adicionar outros campos de busca, tais como data ou período e o número SEI do documento;
   
3. Caso o documento apareça nos resultados, significa que está publicado;
   
4. Todo documento publicado no Boletim apresenta uma etiqueta no cabeçalho com os dizeres: "Boletim de Serviço Eletrônico em DD/MM/AAAA".