O que é Autenticação?
“Autenticação é o ato de estabelecer ou confirmar algo como autêntico, isto é, que reivindica a autoria ou a veracidade de alguma coisa. A autenticação também remete à confirmação da procedência de um objeto ou pessoa, neste caso, frequentemente relacionada com a verificação da sua identidade.” (Wikipedia, 2020)
Mais especificamente, “a autenticação de documentos é uma declaração de fidedignidade feita por meio de selos ou carimbos (geralmente, de terceiros), os quais atestam a veracidade de cópias ou assinaturas em declarações ou contratos” (DocuSign, 2021).
A autenticação de documentos no Brasil é regida pela Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018, que racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação. .
Formas de Autenticação de Documentos no SEI
Há duas formas de autenticação de documentos no SEI:
- Autenticação por Comparação Físico-Digital, que é feita em documentos externos (inseridos por upload), quando um documento é digitalizado, inserido no SEI, é conferida a cópia física com a cópia digital do documento e o usuário autentica o documento digital, atestando ser idêntico à versão impressa.
- Autenticação por Assinatura Digital, que é feita em documentos internos (editados diretamente no SEI) quando o usuário do SEI assina um documento, atestando seu conteúdo; também pode ser usada para autenticar documentos em formato de imagem.
As duas formas de autenticação serão descritas nos capítulos subsequentes, assim como as instruções passo a passo.
Autenticação por Comparação Físico-Digital
Esse tipo de autenticação é o de uso mais comum e pode ser comparada à autenticação realizada pelos Cartórios, os quais têm fé pública para autenticar documentos. No caso dos servidores públicos, estes não podem recusar fé a documentos públicos, o que pode ser considerado como falta administrativa, segundo Art. 19º, parágrafo 2º da Constituição Brasileira e o Art. 3º, parágrafo 2º da Lei nº 8.027/1990.
A autenticação de documentos no SEI só pode ser feita em documentos externos com formato “Digitalizado nesta Unidade”. Os documentos internos não podem ser autenticados, já que não se autentica documentos que foram criados diretamente em meio eletrônico. Também não podem ser autenticados os documentos externos que têm formato nato-digital, justamente por não terem sido digitalizados, já terem nascido em formato digital. Ou seja, a autenticação só serve para documentos digitalizados.
Além disso, a autenticação só pode ser feita pela própria pessoa que incluiu o documento externo digitalizado no SEI, com seu login e senha. Supondo que um servidor realize a digitalização e outro servidor faça o login no SEI e insira como documento externo, quem deverá realizar a autenticação é aquele que inseriu o documento externo no SEI, pois só quem insere o documento externo pode autenticar, não será possível que outro usuário autentique.
Por isso, é muito importante que o servidor que irá autenticar um documento confira efetivamente o documento impresso para verificar se corresponde efetivamente ao documento que foi digitalizado.
Resumindo, a autenticação de documentos no SEI:
- não pode ser feita em documento interno criado diretamente no SEI
- não pode ser feita em documento externo nato-digital
- só pode ser feita em documento externo digitalizado na Unidade
- deve ser feita a partir de um documento físico que possa ser conferido
- deve ser conferido pelo servidor responsável pela autenticação, mesmo que não seja o responsável pela digitalização do documento
Autenticando Documento Externo no SEI
Para autenticar um documento digitalizado e inserido como documento externo no SEI, faça o seguinte:
- Entre no SEI, no processo no qual o documento a ser autenticado deve ser inserido
- Inclua um novo documento do tipo “Externo”
- Preencha os metadados do documento externo, certificando-se de inserir estes valores nos campos:
- Formato: Digitalizado nesta Unidade
- Tipo de Conferência: Cópia Autenticada Administrativamente
Atenção! Caso você insira outros valores nos campos acima mencionados, não vai aparecer o ícone de autenticação!
- Clique em “Confirmar Dados”
- Clique no ícone de autenticação do documento
- Na tela de Autenticação de Documento, assine para autenticar
- Você verá um selo ao lado do documento autenticado e uma opção para “Visualizar Autenticações”
- Clique em “Visualizar Autenticações” para ver os códigos de autenticação
Enviando um Documento Autenticado a Externos
- Caso vá enviar a um externo o documento autenticado, é necessário enviar o documento em PDF e também os códigos Verificador e CRC, para que seja possível a conferência pelo externo
- Para enviar, use uma das seguintes formas:
- imprima a tela de autenticação com os códigos em PDF
- faça um print screen da tela de autenticação com os códigos e salvando em formato de imagem (JPG, PNG) usando algum programa de captura de tela. Os códigos em formato de imagem serão anexados ao e-mail, aparecendo ao externo da seguinte forma:
- copie e cole os códigos em um e-mail com o documento autenticado em anexo (forma menos recomendada para envio)
Autenticação por Assinatura Digital
Como os documentos internos no SEI já apresentam um sistema de autenticidade por meio da assinatura eletrônica, entende-se que qualquer documento editado no SEI e assinado já está autenticado.
A autenticidade de qualquer documento interno no SEI pode ser verificada no seu rodapé depois de assinado digitalmente, inclusive por pessoas externas que não têm acesso ao SEI-UFSCar.
Em alguns casos, é possível inserir um documento externo na forma de imagem dentro de um documento interno do SEI e assinar eletronicamente para garantir a autenticidade do mesmo.
Autenticando um Documento como Imagem
É possível autenticar um documento digitalizado que seja inserido dentro de um documento interno criado no SEI na forma de imagem.
Esse tipo de autenticação não é recomendado, mas em alguns casos pode ser útil, especialmente para atestes ou atestados, em que é necessário declarar algo sobre o documento inserido e assinar para que tenha validade o que se disse sobre o documento. Por exemplo:
- uma nota de empenho
- um documento fiscal
- um certificado
Para autenticar um documento externo na forma de imagem dentro de um documento interno do SEI e garantir sua autenticidade por meio de assinatura eletrônica, fazer o seguinte:
- Entre no SEI, no processo no qual o documento a ser autenticado deve ser inserido
- Inclua um novo documento do tipo desejado, excetuando-se o tipo Externo. Caso o tipo não exista, solicite a criação do mesmo enviando por meio do Formulário de Suporte SEI-UFSCar
- Insira a imagem desejada, clicando no botão “Inserir Imagem”
- Selecione a imagem do documento no seu computador
- Clique com o botão direito sobre a imagem e a seguir em “Formatar Imagem”
- Coloque a largura da imagem com 800px
- Insira o texto necessário para atestar o documento, salve e assine o documento
- Envie o documento ao interessado com instruções para conferir a autenticidade do documento
Verificando a Autenticidade de um Documento SEI
Para verificar a autenticidade de um documento interno criado no SEI ou de um documento externo digitalizado, inserido no SEI e autenticado por comparação ao documento físico, o interessado deve fazer o seguinte:
- Estando com o documento SEI em mãos ou em tela, localizar no rodapé do documento o código verificador e o código CRC
- Entrar no link https://sei.ufscar.br/autenticacao
- Digite o código verificador e o código CRC contidos no rodapé do documento e o captcha
- Clique em “Pesquisar”
- Confira os metadados do documento para ver se confere com a versão que você tem em mãos ou na tela
- Clique no link indicado para visualizar o documento
Então, você poderá conferir se o documento visualizado é idêntico à versão que você tem em mãos ou na tela!