Manual de Digitalização de Processos Impressos para Unidades UFSCar

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Manual desenvolvido pela Unidade Gestora do SEI na UFSCar, para fins de orientação das Unidades UFSCar responsáveis pela digitalização de processos impressos para o SEI-UFSCar.

1 Introdução

Este manual tem por objetivo orientar as equipes de todas as unidades UFSCar nos quatro campi para execução do processo de digitalização de processos impressos para inclusão no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

2 Digitalizar ou não um processo?

A digitalização de processos em papel para inclusão no SEI deve ser realizada em duas situações:

  1. quando o processo está em andamento e for de interesse que tenha continuidade em meio digital no SEI
  2. quando o processo está com trâmite físico encerrado e há perspectiva de ser consultado ou reaberto alguma com frequência, de modo que a consulta será facilitada no SEI
  3. quando o tempo de guarda for permanente ou de longo prazo, acima de 5 anos.

Em relação ao item 3, a consulta relativa ao tempo de guarda dos processos deve ser feita em uma das seguintes tabelas de temporalidade, instituídas legalmente para processos do setor público, que são as mesmas vigentes para processos físicos:

  1. Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
  2. Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES. Anexo da Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013. (NÃO IMPLANTADO NO SEI UFSCAR)

A decisão sobre a necessidade ou conveniência da digitalização parcial ou integral de processos é da unidade responsável pelo processo em papel, assim como a execução da digitalização.

3 Digitalização integral ou parcial do processo?

Em geral, a digitalização de um processo deve ser feita integralmente, porém, em algumas situações, pode ser feita parcialmente:

  1. quando o processo é muito grande e parte dele não será utilizada nem para consulta, nem para ações judiciais
  2. quando parte do processo já ultrapassou o prazo de guarda, pode-se digitalizar apenas a parte que ainda está no prazo de guarda
  3. quando há urgência no uso do processo em formato digital e a digitalização será feita em um segundo momento

Todo processo encerrado em papel, ao ser digitalizado, deve atender às seguintes condições:

  1. Deve ser utilizado o mesmo número de protocolo do processo em papel; 
  2. Caso haja outros processos digitais que sejam parte do processo principal, mas foram criados separadamente no SEI, estes devem ser anexados ao processo principal, evitando-se a continuidade em processos separados
  3. Após a inserção no SEI, o processo deve receber um “Termo de Encerramento de Trâmite Físico”, elaborado e assinado eletronicamente dentro do próprio processo no SEI e impresso para inclusão no processo em papel
  4. Após a inserção do Termo no processo em papel, este deve ser arquivado definitivamente no Departamento de Expedição e Arquivos (DeEA)

Todo processo em andamento, ao ser digitalizado, deve atender às seguintes condições:

  1. Deve ser utilizado o mesmo número de protocolo do processo em papel. A partir de 03 de fevereiro de 2020 não será possível que as próprias unidades criem processos com número de protocolo informado no SEI. Assim, todas as unidades devem solicitar ao Departamento de Processos Digitais e Governança de TIC (DePDG-TIC), a abertura de protocolos de processos físicos no SEI-UFSCar. Para tanto, a unidade deve fazer o seguinte:
    1. Criar novo tipo de processo "SEI: Solicitação de Criação de Protocolo de Processo Físico"
    2. Incluir documento interno do tipo "SEI: Pedido Criação Protocolo de Processo Físico"
    3. Preencher a tabela com os dados dos processos a serem solicitados.
    4. Assinar o documento 
    5. Enviar o processo via SEI para unidade DePDG-TIC.
    6. Após a criação dos processos solicitados, a DePDG-TIC enviará todos os processos para a unidade solicitante para inclusão dos arquivos digitalizados.
  2. Caso haja outros processos digitais que sejam parte do processo principal, mas foram criados separadamente no SEI, estes devem ser anexados ao processo principal, evitando-se a continuidade em processos separados
  3. Após a inserção no SEI, o processo deve receber um “Termo de Encerramento de Trâmite Físico”, elaborado e assinado eletronicamente dentro do próprio processo no SEI e deve ser impresso e incluído no processo em papel
  4. Após a inclusão do “Termo de Encerramento de Trâmite Físico”, deve ser enviado aos interessados um “Despacho de Encerramento de Trâmite Físico”, garantindo que todos os envolvidos no processos sejam avisados sobre a impossibilidade de inclusão de documentos impressos no processo e da necessidade de inclusão de documentos digitais no processo, a partir da inserção deste no SEI.
  5. A continuidade do processo deverá ser feita pela inclusão de documentos internos e externos no SEI, não sendo consideradas, nem referenciadas, dali em diante a numeração de folhas e sim o número SEI de cada documento do processo.

4 Digitalizando processo em PDF

A digitalização deve ser realizada pela própria unidade, utilizando-se as seguintes opções:

  1. uso de impressora/scanner com opção de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR). No momento, as impressoras Samsung Mono Pro-Express 4880-FX, que se encontram disponíveis para as unidades UFSCar apresentam esta opção em sua configuração, ativando-se a opção “PDF Pesquisável”. Para manter tal opção sempre ativada, solicitar à equipe de Suporte da SIn, por meio do HelpDesk da SIn.

  2. uso de resolução 200 dpi, a qual também pode ser definida nas configurações do scanner.
  3. Cada pasta do processo deve ser digitalizada como documento único em PDF, resultando em arquivos de aproximadamente 200 folhas/páginas.
  4. Para testar se o OCR funcionou nos PDFs digitalizados, abrir o PDF em um leitor qualquer e pesquisar (CRTL+F) palavras que estejam escritas no conteúdo. Se as palavras forem encontradas, significa que o OCR funcionou. Do contrário, deve-se digitalizar novamente, pois não será possível pesquisar por palavras dentro do conteúdo do PDF.

5 Inclusão de Mídias no Processo Digitalizado

Caso haja mídias anexadas ao processo, estas devem devem ser copiadas para o processo no SEI-UFSCar com a seguinte nomenclatura:

  1. se a mídia não estiver dentro de uma pasta do processo:
    1. [NNNNNN]-[AAAA]-md-[##], onde:
      1. NNNNNN: é o número do processo, sem zeros à esquerda, sem ano e sem dígitos
      2. AAAA é o ano do processo com 4 dígitos
      3. ## é o número da mídia, devendo ser sequencial para o processo
      4. Exemplos: 3296-md-01, 3296-md-02, 3296-md-03 e assim sucessivamente
  2. se a mídia estiver dentro de uma pasta do processo:
    1. [NNNNNN]-[AAAA]-pst-[NN]-md-[##], onde:
      1. NNNNNN: é o número do processo, sem zeros à esquerda, sem ano e sem dígitos
      2. AAAA é o ano do processo com 4 dígitos
      3. NN é o número da pasta digitalizada onde se encontra a mídia
      4. ## é o número da mídia, devendo ser sequencial para o processo, independente da pasta
      5. Exemplos: 3296-pst-05-md-01, 3296-pst-07-md-02, 3296-pst-08-md-03 e assim sucessivamente

6 Revisando a paginação

Para garantir que todas as folhas/páginas do processo sejam efetivamente digitalizadas, é imprescindível realizar a conferência de páginas após a digitalização e a inserção de páginas faltantes, utilizando-se um editor de PDF, tal como Adobe Acrobat, PDFSam etc. Deve-se conferir o seguinte:

  1. se todas as folhas/páginas foram digitalizadas, não faltando folhas na sequência
  2. se os versos das folhas/páginas foram digitalizadas, quando houver
  3. se as folhas estão na posição vertical ou horizontal que permite a leitura fluente; as folhas invertidas devem ser giradas, utilizando-se um software editor de PDF, tal como PDFSam, Foxit Phantom PDF etc.
  4. se todas as folhas/páginas estão legíveis, não borradas ou distorcidas
  5. se todas as folhas/páginas estão completamente digitalizadas, não faltando pedaços

Após a revisão, deve-se corrigir os erros para que o processo digital represente integralmente e de forma legível o processo impresso.

6 Migrando um processo impresso para o SEI

  1. Criar um novo processo usando Protocolo Informado do número original do processo em papel. (Ver Base de conhecimento do tipo de processo "SEI: Solicitação de Criação de Protocolo de Processo Físico")
  2. Usar o tipo do processo de acordo como a especificação do processo impressos, ex. contratação ou aquisição ou concessão de espaços etc
  3. Incluir as pastas digitalizadas como documento externo, tipo “Pasta Digitalizada” número tal, Páginas __ a __; veja exemplo de preenchimento :
    pasta-digitalizada.jpg
  4. Após a inclusão de todas as pastas digitalizadas, incluir novo documento no processo do tipo “SEI: Termo de Encerramento de Trâmite Físico”. Este pode ser assinado pela equipe da Secretaria.
    termo-encerramento.jpg
  5. Após o termo de encerramento, incluir novo documento no processo do tipo “SEI: Despacho de Encerramento de Trâmite Físico” para enviar aos interessados, garantindo que de agora em diante todos vão enviar os documentos em formato digital para o processo e não impresso. Este documento pode ser assinado pela chefia da unidade.
    despacho-encerramento.jpg
  6. Enviar e-mail de dentro do SEI a todos os interessados, incluindo como anexos o Despacho de Encerramento e o Termo de Encerramento
  7. Imprimir Termo de Encerramento e inserir no final do processo impresso.
  8. Escrever no processo impresso, nas caixas e nas pastas, com canetão, em tamanho bem visível, os dizeres “Digitalizado e inserido no SEI”.
  9. Incluir no processo documento do tipo "Adm: Tramitação de Processos e Objetos via Malote" e preencher para envio do processo ao DeEA.
  10. Inserir no Sistema Trâmite as informações de envio ao DeEA para arquivamento.
  11. Enviar todas as caixas e pastas do processo impresso para o DEEA, garantindo a não continuidade do processo em papel. Nunca enviar para o CFin após o encerramento do trâmite físico.
  12. Se surgirem novos documentos impressos do processo, os mesmo devem ser digitalizados e inseridos como documentos individuais no SEI e os originais impressos podem ser devolvidos ao remetente ou armazenados em arquivo na unidade até que o prazo de guarda finalize.