Muitas vezes surge a dúvida se entidades que possuem vínculo direto com a Universidade — como sindicatos (SINTUFSCar, ADUFSCar) ou fundações de apoio (FAI) — podem utilizar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFSCar ou ter usuários assinando documentos em nome dessas instituições dentro do nosso sistema.

A resposta para essa pergunta é não.

Por que não é possível?

O uso do SEI pela UFSCar é regido por um acordo formal com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), criador da ferramenta. Juridicamente, o Acordo de Cooperação Técnica TRF4 nº 280/2022 estabelece limites claros sobre quem pode gerenciar e acessar o sistema.

Existem dois impedimentos principais baseados nas cláusulas desse convênio, conforme a seguir.

Propriedade Intelectual e Segurança

O acordo proíbe a transmissão (total ou parcial) dos códigos-fonte ou do acesso ao sistema para outras pessoas físicas ou jurídicas. Isso visa proteger a propriedade intelectual registrada no INPI e garantir a segurança da informação.

CLÁUSULA PRIMEIRA - DO OBJETO
1.1. É vedada a transmissão parcial ou total dos códigos-fonte do SEI pelo CESSIONÁRIO a outra pessoa física ou jurídica, observadas as disposições de propriedade intelectual, conforme registro no INPI, bem como da Lei n.o 8.666, de 1993, os aspectos relacionados à segurança da informação e demais dispositivos que visem evitar o uso e a apropriação indevida do sistema por empresa contratada, a qual não poderá ter acesso aos códigos do SEI.

Exclusividade de Cessão

A UFSCar não tem autonomia para "emprestar" ou "ceder" o uso do SEI a terceiros. De acordo com o item 3.1, alínea "h" do acordo:

CLÁUSULA TERCEIRA - DAS OBRIGAÇÕES DO CESSIONÁRIO
3.1. Compete ao CESSIONÁRIO:
h) encaminhar ao TRF4 quaisquer órgãos instituições, organizações ou entidades interessados em conhecer ou utilizar o sistema, uma vez que somente o TRF4 pode demonstrar e, se for o caso, ceder o direito de uso do SEI;

Conclusão

Portanto, por questões de restrição contratual e jurídica, o SEI da UFSCar é de uso exclusivo da instituição. Entidades externas interessadas em utilizar o sistema devem entrar em contato diretamente com o TRF-4 ou com o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) para solicitar sua própria cessão de uso.

Dica: Caso você precise que um representante de outra instituição assine um documento em um processo da UFSCar, a alternativa correta é o cadastro como Usuário Externo.