Como incluo um novo tipo de processo para processos físicos digitalizados?

A criação de novos tipos de processos no SEI só pode ser feita com envio de fluxograma, fluxo descritivo e modelos de documentos relacionados ao tipo, conforme instruções no artigo "Como solicito a criação de um novo tipo de processo?".

Excepcionalmente, para fins de definição de tipo aos processos físicos digitalizados e inseridos no SEI-UFSCar, é possível solicitar à Unidade Gestora do SEI a criação de um novo tipo de processo sem o devido fluxo e modelos.

Para solicitar a criação de um novo tipo de processo para fins de definição de processos físicos digitalizados, fazer o seguinte:

  1. abrir novo tipo de processo do tipo "SEI: Solicitação de Novo Tipo Processo/Documento"
  2. incluir documento interno do tipo "SEI: Solicitação de Novo Tipo de Processo"
  3. preencher os campos da tabela, sendo cada linha para 1 tipo de processo, de acordo com as orientações:
    1. Tipo de Processo: GRANDE ÁREA: SUBÁREA: ASSUNTO PRINCIPAL. A nomenclatura deve se iniciar pela grande área a qual pertence a unidade responsável pelo tipo de processo, podendo ser seguida ou não por subárea, seguida por termo que indique o assunto principal do tipo de processo, a saber:
       
      Prefixos de Tipos de Processos e Documentos (Ordem Alfabética de Unidades)
      Unidade Categoria Prefixo Processo Prefixo Documento
      AudIn Auditoria Interna Auditoria Audit
      CCA Centros-Deptos-Acadêmicos Definir conforme assunto do processo Definir conforme assunto do processo
      CCBS Centros-Deptos-Acadêmicos Definir conforme assunto do processo Definir conforme assunto do processo
      CCET Centros-Deptos-Acadêmicos Definir conforme assunto do processo Definir conforme assunto do processo
      CCGT Centros-Deptos-Acadêmicos Definir conforme assunto do processo Definir conforme assunto do processo
      CCHB Centros-Deptos-Acadêmicos Definir conforme assunto do processo Definir conforme assunto do processo
      CCN Centros-Deptos-Acadêmicos Definir conforme assunto do processo Definir conforme assunto do processo
      CCTS Centros-Deptos-Acadêmicos Definir conforme assunto do processo Definir conforme assunto do processo
      CECH Centros-Deptos-Acadêmicos Definir conforme assunto do processo Definir conforme assunto do processo
      Conselhos Conselhos Conselho Cons
      CPAD Processos Administrativos Disciplinares PAD PAD
      EDF Administração de Bens Administração Adm
      PF Procuradoria Federal Jurídico Juríd
      ProACE Gestão de Assuntos Comunitários Assistência Estudantil AssEst
      ProAd Administração de Bens Administração Adm
      ProEx Gestão de Extensão Universitária Extensão Ext
      ProGPe Gestão de Pessoas Pessoal Pessoal
      ProGrad Gestão de Graduação Graduação Grad
      ProPG Gestão de Pós-Graduação Pós-Graduação Pos
      ProPq Gestão de Pesquisa Pesquisa Pesq
      PUs Administração de Bens Administração Adm
      Reitoria Administração da Universidade Reitoria Adm
      SIn Informática Informática Inf
      Todas Processos Genéricos [sem prefixo] [sem prefixo]
      UG-SEI Administração SEI SEI SEI
      [Outras Unidades] [A definir, quando a unidade solicitar criação de processo/documento] [A definir, conforme assunto do processo] [A definir, conforme assunto do processo]

      Exemplos de tipos de processos: 
       

           - Administração: Contabilidade: Análise Contábil
           - Administração: Contratos: Serviços ou Fornecimento de Materiais
           - Conselho: Reunião de Conselho
           - Graduação: Recurso de Aluno
           - Pessoal: Controle de Frequência
           - Pós-Graduação: Reconhecimento de Diplomas
    2. Descrição: uma explicação que ajude o usuário a compreender para que serve o tipo de processo
    3. Classificação de Assuntos: assunto que estabelece o tempo de guarda do processo e seus documentos, a qual pode ser verificada em Tabela de Temporalidade Documental, dependendo se o assunto é acadêmico ou administrativo:
      1. Tabela de Temporalidade de Assuntos Administrativos para Órgãos Públicos
      2. Tabela de Temporalidade de Assuntos Acadêmicos para IFES
    4. Níveis de Acesso Permitidos: determinar todos os níveis de acesso permitidos para o tipo de processo, sendo que:
      1. Público: deve ser utilizado na maioria dos tipos de processos, de modo a dar transparência aos processos e documentos do tipo criado, segundo a Lei 12.527/2011.
      2. Restrito: utilizar em casos que não devem se tornar públicos, sempre seguido da hipótese legal a que se submete, especialmente nos casos em que se apresenta informação pessoal dos envolvidos, respeitando-se a intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como liberdades e garantias individuais, de acordo com a Lei 12.527/2011, Seção V e outras leis que apresentem hipótese legal relativa à restrição de acesso, observando a publicidade como preceito geral e a restrição como exceção.
      3. Sigiloso: utilizar somente em casos excepcionais, sempre seguido da hipótese legal a que se submete, com boa sustentação legal, seguindo a Lei 12.527/2011, Seções II, III, IV e V e outras leis que apresentem hipótese legal relativa à sigilo, segredo de justiça ou segredo industrial (vide Art. 22 da Lei 12.527/2011), observando a publicidade como preceito geral e o sigilo como exceção.
  4. Salvar
    Exemplo de preenchimento da Solicitação de Novo Tipo de Processo:
    modelo-formulario-solicitacao-novo-tipo-processo.jpg
  5. Atribuir documento à chefia para assinatura
  6. Enviar processo para o DePDG-TIC para análise e criação do tipo, se adequado. 

É importante enfatizar que o preenchimento do documento contém o compromisso da unidade solicitante em elaborar e enviar ao DePDG-TIC o fluxo, fluxograma e modelos de documentos relativos ao tipo de processo solicitado posteriormente, ou, caso a unidade solicitante não seja responsável pelo tipo de processo, deve solicitar por ofício à unidade responsável pelo tipo de processo que elabore tais documentos e os envie para o DePDG-TIC , de modo a padronizar o fluxo do processo.