Como solicito a criação de um novo tipo de processo?

Para solicitar a inclusão de novos tipos de processos no SEI, fazer o seguinte:
  1. Abrir um processo SEI do tipo "SEI: Solicitação de Novo Tipo Processo/Documento" para cada tipo de processo 
  2. Incluir um documento do tipo "SEI: Fluxo de Processo"
  3. Preencher o fluxo de processo, ou passo a passo, do tipo de processo, o qual vai se tornar a base de conhecimento. Utilizar a numeração de tópicos já existente no modelo.
  4. Preferencialmente, incluir a figura do fluxograma no inicio do capítulo "Fluxo do Processo". 
  5. Salvar o fluxograma em formato PDF e em JPG para anexar ao processo
  6. Elaborar os modelos de documentos relativos ao processo e salvá-los em formato PDF
  7. Incluir os modelos de documentos em PDF no processo de solicitação como documentos externos do tipo "Modelo"
  8. Se possível, incluir também exemplos de um processo real para melhor análise do DePDG-TIC
  9. Enviar o processo via SEI para o DePDG-TIC

Recomendações para Criação do Fluxo do Processo

O fluxo de processo criado conforme instruções acima vai se concretizar como uma base de conhecimento do tipo de processo, o qual servirá como orientação aos interessados em utilizar o tipo. Assim, é importante que mantenhamos uma padronização na descrição dos fluxos, nos fluxogramas e nos modelos de documentos para que todos se habituem mais facilmente ao uso do SEI e dos tipos de processos.

Fluxograma

Para criar o seu fluxograma, recomendamos o seguinte:

  1. o uso do sistema online DrawIO on-line em https://www.draw.io ou do sistema Bizaggi para Windows.
  2. o uso dos seguintes padrões de objetos no fluxograma, os quais podem ser obtidos em formato Draw.io utilizando este modelo (solicite o acesso e faça uma cópia do mesmo) :
    padroes-objetos-fluxograma-sei.jpg
  3. o fluxograma deve manter a largura de papel A4 em modo retrato ou 800px, evitando que ultrapasse o limite lateral da página, o que dificulta a visualização do gráfico. Para tanto, dar preferência a transportar os objetos do fluxo para a linha de baixo, caso vá ultrapassar esses limites
    fluxograma-a4-800px.jpg
  4. Sempre que houver um sistema envolvido na tarefa, incluir na parte superior do objeto o ícone do logotipo do sistema.
    fluxograma-icones-sistemas.jpg
  5. quando as setas se cruzarem, altere a cor de uma das setas para que fiquem bem distintas uma da outra
    fluxograma-cruzamento-linhas.jpg

Fluxo Descritivo

Em relação à descrição do fluxo do processo, ou seja, o passo a passo numerado, recomendamos o seguinte:

  1. Usar sempre frases diretas com Sujeito + Verbo + Objeto.
    Por exemplo: Unidade Solicitante preenche documento de solicitação do tipo "Solicitação"
  2. Os nomes e siglas das unidades que aparecem no fluxo devem seguir o padrão de maiúsculas e minúsculas do nome oficial.
    Por exemplo: Pró-Reitoria de Administração (ProAd)
  3. Procure usar sempre aos palavras que são usadas no próprio sistema, por exemplo:
    1. ao invés de "encaminhar processo" use "enviar processo"
    2. ao invés de "finaliza processo" use "conclui processo"
    3. ao invés de "adiciona documento" use "inclui documento"
  4. Procure usar a linguagem sempre na ordem direta: Sujeito + verbo + predicado. Por exemplo:
    1. Fulano faz isso. 
    2. Unidade Solicitante inclui documento interno do tipo "____"
    3. Servidor envia processo para a Unidade Destinatária
  5. Evite frases subordinadas, frases apositivas, frases muito longas, pois dificultam o entendimento das ações
  6. Evite misturar duas ou mais ações em uma mesma frase. Por exemplo, ao invés de dizer: "Secretaria inclui documento interno do tipo "____" e envia para Chefia da Unidade, que assina o documento e devolve para a Secretaria" é melhor separar em itens por ação, dessa forma:
    1. Secretaria inclui documento interno do tipo "____"
    2. Secretaria atribui processo à Chefia da Unidade
    3. Chefia da Unidade assina o documento
    4. Chefia da Unidade atribui processo à Secretaria
  7. Procure usar os verbos no presente, pois é um fluxo de processo que a pessoa está seguindo agora conforme ela lê o fluxo e não no futuro. Então, você está instruindo de fato a pessoa sobre a sequência das ações e como ela deve fazer. Por exemplo, ao invés de dizer "Fulano deverá incluir o documento externo do tipo tal" é melhor dizer "Fulano inclui documento externo do tipo tal"

  8. Procure sempre indicar o agente da ação em cada item ou tópico, nunca deixar que o leitor deduza, pois pode deduzir erroneamente e criar atrasos e dificuldades no fluxo do processo. Por exemplo: ao invés de dizer "Incluir documento interno", diga explicitamente o agente "Fulano inclui documento interno"

  9. Procure usar os nomes de agentes sempre iniciando com letra maiúscula, pois se trata de títulos de pessoas ou entidades e demonstra respeito e consideração. Por exemplo, ao invés de "secretário de departamento" use "Secretário de Departamento"

  10. Para todos os tipos de documentos que vão ser usados no processo, use sempre as expressões que indicam claramente que tipo de documento é aquele e o nome exato do documento entre aspas e negrito. Por exemplo:

    1. Fulano inclui, preenche e assina documento interno do tipo "Grad: Titulo: Subtítulo"
    2. Beltrano inclui documento externo do tipo "Adm: Titulo: Subtítulo"
  11. Procure usar siglas para esses nomes de agentes, unidades ou entidades muito grandes que vão ser usados várias vezes. Pode-se usar o nome completo da entidade na primeira vez seguido da sigla entre parênteses, como indicado pela Norma ABNT e depois só usar sigla. Ex. Conselhos de Coordenações de Curso (CCC). Da segunda vez, use apenas CCC

  12. No item "Documentos Necessários", use literalmente os nomes dos documentos no SEI, seguido pela espécie dele, se é interno ou externo entre parênteses. As informações extra podem ser colocadas dentro do fluxo, na primeira vez que o tipo de documento for usado. Por exemplo: 

    1. Despacho (interno)
    2. Grad: Certificado ProGrad (interno)
    3. Grad: Projeto Pedagógico do Curso (externo)

Modelos de Documentos

Os modelos de documentos têm algumas características importantes no SEI:

  1. Os nomes dos documentos sempre devem ter como prefixo a área da unidade da qual faz parte, conforme a tabela a seguir:
    Unidade e suas Subunidades Nome da Unidade Prefixo do Processo Prefixo do Documento
    AudIn Auditoria  Auditoria Audit
    Centros Centros-Deptos-Acadêmicos  [A definir, conforme assunto do processo]  [A definir, conforme assunto do processo]
    Conselhos Conselhos Conselho Cons
    CPAD Outras Unidades Administrativas PAD PAD
    EDF Administração