Como funciona a classificação de assunto nos processos do SEI

 

A implantação do processo eletrônico na UFSCar deve levar em consideração a regulamentação de guarda de processos e documentos públicos, que se encontra na Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências e no Decreto 4.073/2002 , que regulamente a a Lei no 8.159/1991.

No SEI a definição da guarda de um processo e seus respectivos documentos é feita por meio da "classificação de assuntos", os quais são provenientes do documento Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos do Arquivo Nacional (2001). 

Os assuntos desta tabela já são apresentados por padrão no SEI para seleção no momento da criação do processo e dos documentos.

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Na tabela, é possível identificar o assunto do processo, que apresenta as temporalidades de guarda no arquivo corrente, e no arquivo intermediário e determina se após o período de guarda, o processo pode ser eliminado ou deve ser mantido em guarda permanente.

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Caso o assunto daquele tipo de processo não apareça como um padrão ou precise ser modificado, é possível consultar a tabela de temporalidade completa clicando-se no ícone da lupa Pesquisa de Assuntos, ao lado da Classificação por Assunto.

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No caso das universidades, pode ocorrer a existência de tipos de processos acadêmicos, que não apresentam assunto de guarda na tabela de temporalidade da administração pública. Nesse caso, deve-se recorrer à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES, desenvolvido pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA do MEC, que é um anexo da Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013. Caso seja necessário incluir um assunto desta tabela das IFES, será necessário enviar uma solicitação de inclusão do assunto por meio de processo SEI à UG-SEI.

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