A implantação do processo eletrônico na UFSCar deve levar em consideração a regulamentação de guarda de processos e documentos públicos, que se encontra na Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências e no Decreto 4.073/2002 , que regulamente a a Lei no 8.159/1991.

No SEI a definição da guarda de um processo e seus respectivos documentos é feita por meio do campo "Classificação de Assuntos", cujos assuntos são provenientes de duas Tabelas de Temporalidade Documental (TTDs) oficiais destinadas à Órgãos Públicos, dependendo do tipo de assunto:

1. para assuntos administrativos, da Tabela de Temporalidade denominada Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos do Arquivo Nacional (2020)
2. para assuntos acadêmicos, da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES, desenvolvido pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA do MEC, que é um anexo da Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013

Página de Exemplo da Tabela de Temporalidade da Administração Federal 2020

Página de Exemplo de Tabela de Temporalidade Acadêmica 2013

Incluir assuntos das TTDs nos processos e documentos

Os assuntos da TTD da Administração Federal e da TTD das IFES já são apresentados por padrão no SEI para seleção no momento da criação do processo, o qual deve receber uma única classificação de assunto, de modo a se evitar conflito de temporalidade, caso receba dois ou mais assuntos. Não é necessário classificar os documentos com assuntos, pois estes já recebem a classificação geral do processo.

Na tabela, é possível identificar o assunto do processo, que apresenta as temporalidades de guarda no arquivo corrente, e no arquivo intermediário e determina se após o período de guarda, o processo pode ser eliminado ou deve ser mantido em guarda permanente.

Caso o assunto daquele tipo de processo não apareça como um padrão ou precise ser modificado, é possível consultar a tabela de temporalidade completa, clicando-se no ícone da lupa , ao lado da Classificação por Assunto.

Consultar os assuntos das TTDs no SEI-UFSCar

Para consultar a tabela de classificação de assuntos diretamente no SEI-UFSCar, clique no menu "Consulta" > "Classificação de Assuntos" > e a seguir no ícone "Assuntos da Tabela"  

A seguir, clique no botão  "Assuntos da Tabela"

Inclusão de novos assuntos no SEI-UFSCar

Caso seja necessário incluir assuntos mais específicos não existentes nas TTDs, a unidade deve enviar uma solicitação de inclusão do assunto por meio de ofício no processo SEI de credenciamento da unidade ao DePDG-TIC.