Há casos em que é necessário dar conhecimento de um processo a diversas unidades no SEI. É possível realizar esse procedimento de forma relativamente fácil, porém recomenda-se ter cuidado ao enviar para todas as unidades, pois esse envio pode funcionar como uma espécie de "spam" no SEI, o que pode gerar problemas para a unidade remetente do processo.

Situações em que Não Se Deve Enviar ("Spam")

O envio simultâneo de processos a muitas ou a todas as unidades deve ser criterioso para não comprometer a eficiência administrativa. Evite o envio a múltiplas unidades nos casos a seguir:

• Assuntos de Interesse Restrito: se o processo é de interesse de apenas uma ou poucas unidades, enviar apenas para as que efetivamente estão envolvidas no assunto do processo;

• Comunicados sem Necessidade de Confirmação de Recebimento: Quando o registro oficial de leitura (data/hora) pela unidade destinatária não é exigido para fins de prova ou controle;

• Comunicados sem Necessidade de Distribuição Interna: Quando a informação não possui um caráter de obrigatoriedade que exija que a chefia da unidade destinatária distribua formalmente o processo para que todos os seus membros tomem ciência;

• Comunicados sem Necessidade de Ação: Quando o teor é meramente informativo e não requer manifestação, anexos, assinaturas ou respostas operacionais das unidades;

• Acompanhamento Desnecessário: Enviar o processo apenas para que o outro "fique sabendo", sem que ele precise assinar ou anexar nada;

Nesses casos, deve-se utilizar outros canais de comunicação, tais como um post no site da unidade, boletim do Inforede ou e-mail.

Situações em que o Envio Múltiplo é Necessário

Existem situações em que a informação precisa chegar simultaneamente a todos para que o fluxo de trabalho não pare.

• Confirmação de Recebimento: Quando sua unidade precisa de um registro oficial (data e hora) de que as unidades destinatárias receberam, abriram e distribuíram o processo entre os membros;
• Ação Requerida: Quando as unidades destinatárias precisam não apenas receber, mas obrigatoriamente interagir, responder a questionamentos ou anexar documentos ao processo.

Seguem alguns exemplos de situações de confirmação de recebimento pelas unidades destinatárias:

• Mudanças Normativas: Instruções de trabalho que alteram a rotina de toda a instituição (ex: novas regras para prestação de contas ou marcação de férias);
• Novas Normas de Utilização: Instruções sobre o uso de máquinas, dispositivos compartilhados ou espaços comuns (auditórios, salas de reunião);
• Novos Manuais ou Procedimentos: Divulgação de manuais, procedimentos, fluxos de processos, ritos processuais ou recomendações que as unidades passarão a adotar;
• Horários e Funcionamento: Mudança de horário de expediente de uma unidade ou fechamento temporário por motivos atípicos (reformas, dedetização, luto);
• Indisponibilidade de Sistemas: Alertas sobre atualizações, manutenções ou correções em softwares e sistemas críticos que impactam o trabalho de todos;
• Interrupção de Fluxo: Eventos, obras ou movimentações de carga que vão "atrapalhar" ou bloquear a circulação de pessoas em áreas comuns.

Seguem alguns exemplos de situações de ação requerida pelas unidades destinatárias:

• Convocações e Editais: Quando várias unidades precisam indicar representantes para uma comissão ou participar de um processo seletivo interno;
• Pesquisas de Inventário ou Dados: Quando o órgão central precisa que cada unidade preencha um formulário ou anexe informações específicas sobre seu patrimônio/pessoal;
• Consultas Públicas Internas: Coleta de sugestões para a elaboração de planos estratégicos ou melhorias em sistemas;
• Protocolo de Visitas: Avisos sobre visitas de autoridades ou delegações importantes que passarão pelas unidades, exigindo organização ou protocolos específicos.

Nesses casos, é recomendado o #Como Enviar um Processo para Múltiplas Unidades a todas as unidades envolvidas, categorizando-as como um grupo de envio.

Checklist Antes do Envio

Antes de enviar o processo, faça um rápido checklist para garantir que não está produzindo "spam":

Se a maioria das respostas for SIM, o processo pode ser enviado via SEI para as múltiplas unidades, seguindo o procedimento abaixo #Como Enviar um Processo para Múltiplas Unidades.

Se a maioria das respostas for NÃO, o processo pode ser enviado por outros meios de comunicação institucionais, tais como:

• Boletim Inforede;
• E-mail;
• Grupos de Chat do Google.

Recursos Importantes para Envio a Múltiplas Unidades

Existem alguns recursos no SEI que podem facilitar o envio e contribuir em casos de confirmação de recebimento e de ação requerida:

1. Grupos de Envio: Antes de enviar para várias unidades e, principalmente, se o envio para as mesmas unidades for ocorrer mais de uma vez, pode-se utilizar o recurso do Grupo de Envio, que permite agrupar unidades em uma categoria e selecionar as unidades da categoria para envio;
2. Oficio Circular: Ao enviar um processo a múltiplas unidades, certifique-se de o último documento do processo antes do envio seja um Ofício Circular, pois as secretarias das unidades já são habituadas a se dirigirem a este tipo de ofício para ciência e providências;
3. Ciência em Documento: Ao enviar um processo que precise apenas de confirmação de recebimento, no ofício circular, certifique-se de solicitar às unidades destinatárias que seja adicionada a ciência a este ofício, de modo a registrar o recebimento e leitura do documento;
4. Retorno Programado: Ao enviar um processo com ação requerida pelas unidades destinatárias e que tenham prazo específico, use o recurso do "Retorno Programado" no processo, estabelecendo uma data limite inferior ao prazo total, para que essas unidades devolvam o processo à sua unidade. Evite usar o retorno programado de forma indiscriminada!!!

Como Enviar um Processo para Múltiplas Unidades

1. No SEI, entre no processo a ser enviado;
2. Clique no número do processo e a seguir no botão "Enviar processo";

   

3. No campo "Unidades", clique no botão "Selecionar Unidades";

   

4. Caso a unidade tenha um "Grupo de Envio" para as unidades a enviar, siga os procedimentos do artigo O que é um grupo de envio, como criar e alterar?;
5. Na janela popup "Selecionar Unidades", digite nos campos de busca a sigla ou parte da descrição para localizar as unidades desejadas;

   

6. Selecione as unidades desejadas uma a uma ou selecione todas e clique em "Transportar".