É comum o uso dos tipos de documentos "Ofício" e "Despacho" para as comunicações dentro de processos administrativos e acadêmicos pelos órgãos públicos e suas unidades.

O Manual de Redação da Presidência da República, 3. ed. (2018) apresenta todos os elementos que devem ser utilizados na comunicação oficial pelos órgãos públicos, utilizando-se o "Padrão Ofício", o qual apresenta regras e recomendações sobre a estrutura e o layout de documentos que se prestam à comunicação oficial em órgãos públicos. No entanto, não cita especificamente o uso dos tipos de documentos "Despacho" ou "Ofício".

Definições de Despacho

Alguns manuais de atos e publicações oficiais de órgãos públicos definem o tipo de documento "Despacho" da seguinte forma:

• Despacho é espécie do gênero ato administrativo ordinatório ou interlocutório, apresentando encaminhamento com decisão proferida por autoridade administrativa na matéria que lhe é submetida à  apreciação. Pode ser informativo, ordinatório ou decisório (Manual de Redação Oficial da UERJ)
• Despacho é decisão ou encaminhamento emanado de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciação, podendo conter apenas uma palavra (Autorizo, Aprovo, lndefiro etc), expressões (De acordo etc) ou textos mais longos (...), e de acordo com o que se deseja transmitir, pode ser dos tipos:
  • decisório: dá solução e põe termo à questão; 
  • ordinatório: apenas dá andamento ao documento;
  • interlocutório: não resolve terminantemente a questão, apenas a transfere a autoridade superior ou a autoridade de outra unidade da estrutura organizacional do órgão;
  • saneador: aquele que resolve as falhas que porventura ocorram no procedimento. (Manual de Atos Oficiais do Conselho da Justiça Federal)
• Trata-se de documento oficial administrativo com a manifestação de uma autoridade com poder de deliberação, produzido a partir de parecer, ofício ou requerimento. Seu signatário, agora conhecedor da questão posta, aponta solução, definitiva ou não, para a pretensão solicitada pelas partes envolvidas. Pode autorizar providências, ordenar a execução de serviços, solucionar casos omissos, aprovar pareceres etc (Orientações para produção de despacho da Casa Civil de Goiás)
• Despachos administrativos são decisões que as autoridades executivas, ou legislativas e judiciárias, em funções administrativas, proferem em requerimentos e processos sujeitos à sua apreciação. (Glossário de Legislação da UFSC)
• É a decisão proferida pela autoridade administrativa no caso submetido à sua apreciação. Pode ser informativo ou decisório. Usualmente, parte integrante do processo. Quanto ao seu conteúdo pode ser de mera informação, dando prosseguimento a um processo ou expediente, ou conter uma decisão administrativa. (Manual de Comunicações e Atos Oficiais da UFF)
• Um despacho também pode ser utilizado como Ato Normativo, devendo seguir, nesse caso as orientações do  Decreto nº 10.139, de 28 de novembro de 2019 

Definições de Ofício

Da mesma forma, alguns manuais e publicações de órgãos públicos apresentam as seguintes definições do tipo de documento "Ofício":

• Ofício é um instrumento de comunicação escrita e formal com entes externos, que as autoridades endereçam umas às outras, ou a particulares, e que se caracteriza por obedecer a determinada fórmula epistolar. (Manual de Atos Oficiais do Conselho da Justiça Federal)
• Ofícios são comunicações escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores e entre Administração e particulares, em caráter oficial. Os ofícios tanto podem conter matéria administrativa como social. (Glossário de Legislação da UFSC)
• O ofício é a comunicação de caráter interno e externo, utilizada entre um órgão e outros órgãos da Administração Pública, instituições particulares ou pessoas físicas. Embora normalmente o conteúdo do ofício seja de matéria administrativa, pode também vincular matéria de caráter social do agente público em decorrência do seu cargo ou função.  (Manual de Comunicações e Atos Oficiais da UFF)
• Um ofício também pode ser utilizado como Ato Normativo, devendo seguir, nesse caso as orientações do  Decreto nº 10.139, de 28 de novembro de 2019
• O Ofício Circular se distingue do Oficio apenas por ter como objetivo enviar a mesma informação a mais de um destinatário. (Manual de Comunicações e Atos Oficiais da UFF)

Distinção entre Despacho e Ofício

Com base nas definições apresentadas para "Despacho" e "Ofício", no âmbito dos Órgãos Públicos e suas Unidades e adaptando essas definições à realidade dos processos administrativos no SEI-UFSCar, pode-se compilar as seguintes definições:

Um despacho é um tipo de documento para comunicação escrita e formal, proferida por autoridade administrativa, contendo decisão, ordenação ou encaminhamento sobre assunto submetido a sua apreciação, por meio de processo administrativo ou acadêmico;  em geral, o despacho conterá termos como "Autorizo...", "Aprovo....", "Defiro...", "Indefiro...", "De acordo."

Um ofício é um tipo de documento para comunicação escrita e formal, proferido por quaisquer agentes públicos de um órgão ou de suas unidades, como parte de um processo administrativo ou acadêmico de um determinado assunto, contendo matéria administrativa, acadêmica ou social, quase sempre de caráter informativo, referente ao andamento do processo; em geral, o ofício conterá termos como "Informamos...", "Comunicamos...."

Quando um "Ofício" ou "Despacho" corresponderem a um ato normativo do órgão ou da unidade, estes devem seguir as orientações do Decreto nº 10.139, de 28 de novembro de 2019, que dispõe sobre a revisão e a consolidação dos atos normativos inferiores a decreto.

Em caso de dúvidas no âmbito jurídico quanto ao melhor uso dos tipos de documentos citados, a Unidade UFSCar deverá consultar a Procuradoria Federal junto à UFSCar, seguindo os procedimentos indicados na Portaria Conjunta GR/PF nº 1, de 12 de novembro de 2019.