Há duas formas de inserir uma planilha Excel em um documento SEI:
- pode-se copiar diretamente os dados da planilha e colá-los em um documento interno do SEI, na forma de uma tabela. A seguir, será necessário fazer a formatação da tabela no SEI, utilizando-se o botão direito do mouse sobre as células da tabela para as ações de formatação.
- pode-se fazer um print-screen da planilha e salvar em formato de imagem (jpg) e inserir como figura no documento interno do SEI na posição desejada, utilizando-se no editor de texto; há alguns softwares gratuitos que permitem facilmente fazer o print-screen da tela e salvar no formato de figura, assim como ferramentas de captura dos sistemas operacionais Windows, Linux e Mac.
- pode-se salvar a planilha em formato PDF e inserir como um documento externo no SEI
- pode-se salvar a planilha em outros formatos que não sejam proprietários para inclusão no SEI, tais como html e xml.
O uso do SEI pelos órgãos públicos deve seguir os Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (ePING), entre os quais estão a adoção preferencial de padrões abertos, o uso de software público e/ou software livre, a transparência, a segurança e a existência de suporte de mercado. Assim:
não é recomendada a inclusão de planilhas em formato xls ou xlsx no SEI, pois trata-se de um formato proprietário.
Seja qual for a alternativa escolhida, não será possível modificar continuamente a planilha no SEI, será necessário sempre incluir novas versões caso haja modificações no conteúdo da planilha.