Como envio um documento SEI para entidades ou pessoas de fora da UFSCar?

No SEI, é possível enviar documentos dos processos e até mesmo um processo inteiro para pessoas ou entidades externas à UFSCar, por exemplo, uma resposta à uma instituição ou órgão governamental, à uma empresa, à um cidadão não vinculado à UFSCar. Isto é realizado por meio do envio de correspondência eletrônica de dentro do próprio processo.

Mas é muito importante que não se utilize o e-mail do SEI para comunicações diretas no próprio e-mail e sim documentos internos assinados eletronicamente no SEI anexados ao e-mail, pois estes têm validade mais efetiva devido à assinatura de um membro UFSCar responsável pelo assunto.

O sistema de e-mail do SEI não permite o recebimento de e-mails, permite apenas o envio, o qual é sempre enviado tendo o e-mail institucional da unidade como remetente. Quando o destinatário recebe o e-mail e o responde, a resposta será recebida na caixa de entrada do e-mail institucional da unidade.

Envio de Documentos por E-mail no SEI

Para enviar um documento, fazer o seguinte:

  1. entrar no processo no qual estão os documentos a serem enviados
  2. clicar sobre o número/nome do documento na árvore
  3. clicar no ícone "Enviar documento por Correspondência Eletrônica" Enviar Documento por Correio Eletrônico
  4. na tela que se abre, preencher os dados do e-mail: e-mail(s) do(s) destinatário(s), assunto e texto
    email-enviar.jpg
  5. verificar se o documento selecionado foi realmente anexado ao e-mail, a caixa de seleção deve estar ativada
    email-enviar-anexos.jpg
  6. caso deseje enviar mais documentos, além do selecionado, basta ativar a caixa de seleção dos documentos desejados
  7. clicar em "Enviar"

Envio de Processos por E-mail no SEI

Para enviar um processo inteiro, fazer o seguinte:

  1. entrar no processo no qual estão os documentos a serem enviados
  2. clicar sobre o número do processo
  3. clicar no ícone "Gerar Arquivo PDF do Processo" Gerar Arquivo PDF do Processo ou "Gerar Arquivo ZIP do Processo" Gerar Arquivo ZIP do Processo.

    ATENÇÃO: O envio em PDF gera um documento único de todos os selecionados,
    enquanto o envio em ZIP gera documentos separados e compactados

  4. Em ambos os casos, selecionar os documentos que deverão compor o processo em PDF ou ZIP
    gerar-arquivo-pdf.jpg

    email-enviar-processo.jpg
  5. salvar o PDF ou o ZIP no seu computador
  6. clicar sobre o número do processo
  7. clicar no ícone "Enviar Correspondência Eletrônica" Enviar Documento por Correio Eletrônico
  8. na tela que se abre, preencher os dados do e-mail: e-mail(s) do(s) destinatário(s), assunto e texto
  9. no final da tela de e-mail, fazer o upload do arquivo do processo que se encontra no seu computador
    email-enviar-processo.jpg
  10. clicar em "Enviar"

É muito importante que se utilize o próprio SEI para envio de e-mails com documentos do processo, pois o e-mail fica registrado no SEI como prova do envio aos destinatários e passa a compor o andamento do processo. Por isso, deve-se evitar o uso do e-mail pessoal nesses casos.