Há algumas razões para que você não consiga inserir um documento no bloco de assinatura:

1. Você está tentando inserir um documento externo no bloco: o bloco de assinatura só aparece no conjunto de ícones das ações de documentos internos, ou seja, quando clicamos em um documento interno assinado ou não. Você, e/ou qualquer outra pessoa da sua unidade com perfil Básico, pode assinar documentos internos antes de enviá-lo em um bloco de assinatura. No entanto, o bloco de assinatura não aparece no conjunto de ícones das ações para os documentos externos, pois não é possível assinar documentos externos no SEI, apenas autenticá-los.
2. Você está tentando inserir um documento criado por outra unidade: somente os membros da unidade que cria um documento interno conseguem inseri-lo em um bloco de assinatura. Caso você precise inserir um documento de outra unidade no bloco, deve solicitar para esta unidade que o inclua ou você pode criar um documento novo usando este como um modelo.
3. Você inseriu um documento em mais de um bloco de assinatura ao mesmo tempo: nesse caso, você conseguiu inserir o documento em dois blocos de assinatura, mas não será possível disponibilizar o documento para a outra unidade, pois não é permitido disponibilizar o mesmo documento em blocos diferentes ao mesmo tempo. Para resolver isto, você deve excluir o documento de um dos blocos, deixando -o em um único bloco. Caso precise enviar para mais de uma unidade, você pode inserir várias unidades no mesmo bloco sem problemas. Ou seja, você não precisa criar um bloco separado para cada unidade com o mesmo documento e sim criar um bloco com o documento para várias unidades.
4. Você já disponibilizou o bloco e está tentando inserir um novo documento no bloco: se você já disponibilizou um bloco para assinatura e está tentando inserir um outro documento no mesmo bloco, você precisa cancelar a disponibilização do bloco e só então você conseguirá inserir o novo documento no bloco para disponibilizar novamente.