Quando se concede o acesso para usuários externos a processos e documentos no SEI, é importante e, às vezes, até necessário, saber se os mesmos já acessaram o documento, para que se possa dar continuidade ao processo e até mesmo para ter uma comprovação de que o acesso ocorreu.

Verificar Registro de Visualização de Documento pelo Usuário Externo

No SEI, é possível verificar se o usuário externo acessou ou não um documento cujo acesso foi concedido a ele da seguinte forma:

1. Faça o cadastro do usuário externo;
2. Conceda o acesso ao documento para o usuário externo. Só então ele poderá acessar o documento;
3. Logo após conceder o acesso ao usuário externo, você verá na "Lista de Disponibilizações de Acesso Externo" uma nova primeira linha que corresponde ao acesso que você acabou de liberar; porém, a coluna "Visualização" estará vazia, pois o usuário externo ainda não visualizou o(s) documento(s);

   

4. Depois de concedido o acesso, o usuário externo receberá um e-mail automático do sistema informando sobre o acesso. Dessa forma, ele poderá ver o(s) documento(s) compartilhado(s);
5. Assim que o usuário externo acessar o(s) documento(s), o SEI vai registrar a data e o horário do acesso na área "Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo";

   

6. Na mesma tela logo abaixo, será possível verificar todas as disponibilizações de acesso externo, assim como as visualizações pelos usuários externos;

   

7. Para saber se um usuário externo específico visualizou um documento, clique na "Lista de Disponibilizações de Acesso Externo"e após, localize o nome do usuário na coluna "Destinatário";

   

8. Na linha do usuário externo desejado, observe se na coluna "Visualização" tem uma data e hora:
   1. Se existe uma data e hora, significa que o usuário externo visualizou o documento;
   2. Se o campo "Visualização" está vazio, significa que o usuário externo não visualizou o documento.

      

⚠️IMPORTANTE:
Após a primeira visualização dos documentos pelo usuário externo, a data e hora da visualização não se modifica, permanecendo a mesma, ainda que o usuário externo visualize inúmeras vezes.

9. Caso deseje saber quais documentos foram liberados para o usuário externo, clique no ícone "Para disponibilização de documentos, clique aqui para ver a relação";

   

⚠️IMPORTANTE
Caso tenha sido liberado mais de um documento ao mesmo tempo para o usuário externo, infelizmente, não é possível saber quais documentos foram visualizados especificamente.

10. Ao clicar no ícone, você verá a relação de documentos que foi liberada para o usuário externo, mas não há registro da data e hora que o usuário acessou cada documento.

    

Garantir Registro de Visualização para Cada Documento Liberado

Mas será que há uma forma de garantir que cada documento liberado para o usuário externo seja visualizado e que isso fique comprovado no sistema SEI? Sim!

Se sua unidade realmente precisa que a visualização de cada documento seja registrada no SEI, como um comprovante de que o usuário externo efetivamente viu cada documento, você deve fazer a liberação de cada documento separadamente, durante a concessão do acesso.

1. Ao conceder acesso a uma lista de documentos, adicione um único documento para ser liberado, como um registro de liberação separado;

   

2. Após selecionar um único documento, ele aparecerá nos protocolos disponibilizados. Se houver mais de um documento nessa lista, remova para garantir o registro da visualização;

   

3. Após liberar 1 dos documentos ao usuário externo, reinicie a liberação para o próximo documento e assim sucessivamente até liberar todos individualmente;

   

4. Isso vai garantir que, assim que o usuário externo visualizar cada documento, você conseguirá ver a data e hora exata que ele acessou pela primeira vez cada um dos documentos.