Este é um manual sobre como utilizar o NAPS2 para digitalizar e editar imagens e PDFs, elaborado para fins de orientação às Unidades UFSCar para digitalização de processos e documentos institucionais.
O que é o NAPS2
O NAPS2 é um software livre desenvolvido por Ben Olden-Cooligan, que possibilita a digitalização e edição de documentos em PDF e de imagens em JEPG, PNG e TIFF. O NAPS2 está disponível para download no GitHub, um repositório de código aberto de software. Há versões para Windows e Linux, com instalador executável, portanto, não há dificuldades para a instalação.
Baixar o NAPS2
Para baixar o software, basta entrar no site oficial e selecionar o arquivo para download, que pode ser o executável .exe ou o .msi.
Para instalar, basta dar dois cliques no arquivo de instalação e seguir os passos das caixas de diálogo.
Configurar Scanner e Perfil
Para configurar o scanner, fazer o seguinte:
- Abra o NAPS2 em seu computador
- Ligue o scanner a ser utilizado, para que o mesmo seja identificado pelo NAPS2
- Na barra de menus, clique no ícone "Perfis" > Novo > Escolha o Dispositivo
- O software apresentará os scanners disponíveis para digitalização. Selecione o equipamento desejado para configurar
- O NAPS2 vai estabelecer a conexão com o scanner. A seguir, faça as configurações do scanner e do tipo de documento a ser digitalizado.
- Utilize um "Nome para Exibição" conforme o tipo de documento a ser digitalizado, pois as configurações de qualidade, tamanho da folha e resolução serão mantidas para cada perfil configurado.
- Você pode salvar quantos perfis forem necessários, um para documentos em preto e branco, outro para imagens coloridas etc.
- Sempre ative a opção de auto-salvamento, que garante que cada página digitalizada ficará salva em uma pasta backup em forma de imagens sequenciais em seu computador.
- Normalmente, as definições principais para digitalizar processos e documentos são:
- Qualidade: preto e branco
- Resolução: 200dpi
- Tamanho da Folha: A4 ou Ofício
- Após criar o perfil, você poderá iniciar a digitalização, bastando clicar em digitalizar e selecionando o perfil de sua preferência
Digitalizar Documentos/Imagens
Para digitalizar documentos em formato PDF ou formato de imagem, fazer o seguinte:
- Clique no ícone "Digitalizar"
- Para digitalizar um único documento, selecione o perfil de digitalização desejado. Caso não haja um perfil, será necessário antes configurar o perfil de digitalização
- Para digitalizar múltiplos documentos, utilize a opção "Digitalização em Lote"
- Após digitalizar, você verá as imagens digitalizadas na tela
Identificar texto com OCR na digitalização
Para configurar a identificação das palavras durante a digitalização ou mesmo depois de digitalizado um documento, faça o seguinte:
- Clique no ícone "OCR"
- Nas opções de OCR, use as seguintes configurações:
- Ative a opção "Criar PDF pesquisável usando OCR"
- Selecione o idioma desejado, que, em geral, será "Portuguese", sendo que, na primeira vez que for utilizado, será necessário fazer o download do pacote de idioma.
- Modo OCR: Fast
- Ative a opção "Executar automaticamente o OCR após a digitalização"
- Clique "OK"
- Após configurar, todos os documentos que forem digitalizados ou importados para edição terão automaticamente os textos reconhecidos.
Identificar texto com OCR em arquivos já digitalizados
Para reconhecimento de caracteres/palavras em documentos que já foram previamente digitalizados, mas só aparecem como imagem, utilize as mesmas instruções da seção "Identificar texto com OCR na digitalização". Após configurar o OCR, basta importar os documentos que serão reconhecidos automaticamente.
Importar Documentos/Imagens já digitalizados
O NAPS2 permite importar diversos documentos ou imagens digitalizados previamente para reconhecimento de caracteres e para edição e organização. Para importar os arquivos desejados, faça o seguinte:
- Clique no ícone "Importar"
- Vá até a pasta onde se encontram os arquivos desejados, que devem estar em um dos seguintes formatos:
- JPG
- TIFF
- PNG
- Selecione os arquivos desejados e clique em "Abrir"
- Os arquivos serão importados para dentro do NAPS2 na ordem sequencial
Editar Documentos/Imagens já digitalizados
- Após a digitalização ou importação, será possível realizar várias ações nas imagens:
- Editar aspectos da imagem:
- rotacionar
- cortar
- brilho/contraste
- tom/saturação
- preto e branco/cor
- nitidez
- Organizar as imagens:
- aumentar ou diminuir o zoom das imagens (CRTL SCROLL - role para cima ou para baixo)
- mover para cima ou para baixo
- reordenar
- arrastar e soltar em outra posição
- apagar
- Editar aspectos da imagem:
Girar Documentos/Imagens
Para girar as imagens, é possível rotacionar uma imagem apenas ou múltiplas imagens ao mesmo tempo:
- Selecione as imagens desejadas para rotacionar para a mesma posição usando CRTL + clique do mouse
- Clique no ícone "Rotacionar"
- Clique na opção de rotação desejada
- para a direita
- para a esquerda
- Inverter
- Endireitar
- Personalizada, que permite ajustar exatamente o grau desejado
Cortar Documentos/Imagens
Para cortar as imagens, é possível recortar uma imagem apenas ou múltiplas imagens ao mesmo tempo, desde que recebam o mesmo tipo de corte:
- Selecione as imagens desejadas para recortar para a mesma posição usando CRTL + clique do mouse
- Clique no ícone "Cortar"
- Clique nas guias de corte e arraste para ajustar o corte à direita, esquerda, acima e/ou abaixo
Reordenar Documentos/Imagens
Para alterar a ordem das imagens, basta arrastar para a posição desejada ou usar o ícone "Reordenar" e suas opções, que são muito úteis para quando são digitalizadas páginas pares e depois páginas impares ou somente frente da página e, depois somente verso da página.
Salvar Documentos/Imagens em PDF
Para salvar uma imagem digitalizada ou importada com OCR ou um grupo de imagens tratadas no NAPS2, faça o seguinte:
- Após tratar e organizar a(s) imagem(ns), selecione a(s) desejada(s)
- Clique em "Salvar PDF" e em "Configurações de PDF"
- Configure o PDF a ser salvo:
- o caminho onde o arquivo será salvo,
- os metadados do PDF (título, autor, assunto, palavra-chave),
- a proteção do PDF com senha, se for o caso,
- a compatibilidade, que é recomendado utilizar o PDF-A-1b, conforme recomendação do e-Ping e para fins de armazenamento de metadados e tornar o documento pesquisável
- Clique em "Salvar PDF" e em "Selecionado (##)" e salve na pasta desejada
Juntar Documentos/Imagens em PDF Único
Para salvar todas as imagens digitalizadas ou importadas com OCR, faça o seguinte:
- Após tratar e organizar a(s) imagem(ns), selecione a(s) desejada(s)
- Clique em "Salvar PDF" e em "Configurações de PDF"
- Configure o PDF a ser salvo:
- o caminho onde o arquivo será salvo,
- os metadados do PDF (título, autor, assunto, palavra-chave),
- a proteção do PDF com senha, se for o caso,
- a compatibilidade, que é recomendado utilizar o PDF-A-1b, conforme recomendação do e-Ping e para fins de armazenamento de metadados e tornar o documento pesquisável
- Clique em "Salvar PDF" e em "Todos (##)" e salve na pasta desejada
Reduzir o tamanho de um PDF
Para reduzir o tamanho de um arquivo PDF usando o NAPS2, importe o arquivo para dentro do NAPS e salve novamente o PDF configurando-o em preto e branco e vá reduzindo a resolução até que fique do tamanho desejado. Normalmente, o NAPS já reduz significativamente ao salvar o novo arquivo em PDF.
Outra opção é dividir o PDF em várias partes menores, salvando grupos de páginas sequenciais no NAPS2.