A atualização de usuários internos nas Unidades Oficiais ou Abstratas do SEI da UFSCar ocorre nos seguintes casos:
- Quando um novo servidor concursado ou transferido é lotado na unidade;
- Quando um servidor entra em exercício na unidade;
- Quando um colaborador ou funcionário terceirizado precisa ter acesso ao SEI.
- Quando um servidor ou colaborador sai da unidade;
- Quando um servidor ou colaborador precisa ter acesso a mais de uma unidade;
- Quando uma chefia precisa ter acesso às subunidades que ela gerencia;
A atualização de usuários em uma unidade não altera dados pessoais, de contato ou de endereçamento dos usuários.
Caso a unidade precise atualizar os dados pessoais, de contato ou de endereçamento de um usuário, deverá abrir chamado na Central de Serviços, na categoria Sistemas de Informação Institucionais.
Vamos compreender melhor cada um dos casos.
Novo servidor concursado lotado na unidade
A inclusão de novos servidores, concursados ou transferidos, no SEI não ocorre de forma automática. Mesmo após a posse e a efetivação no SIAPE/SAGUI, o vínculo do servidor com a unidade no SEI precisa ser solicitado manualmente. Para liberar o acesso, a unidade deve enviar uma SAMU preenchendo a tabela de membros com o Nome Completo do Usuário e o Número UFSCar. Deve-se assinalar que "Sim", É servidor UFSCar, informar o Cargo na Unidade, selecionar a Ação "Incluir Usuário nesta Unidade" e definir a Validade do Acesso (geralmente "Indefinido" para servidores efetivos).
Novo Servidor em exercício na unidade
Da mesma forma, quando um servidor passa a ter exercício em uma nova unidade, a atualização no SEI não é automática. Para que ele possa visualizar e tramitar processos pela nova unidade, a chefia deve solicitar sua inclusão via SAMU. No campo É servidor UFSCar, assinalar "Sim", informar o Cargo na Unidade, selecionar a Ação "Incluir Usuário nesta Unidade" e definir a Validade do Acesso, que corresponde à duração do exercício do servidor nesta unidade.
Saída de Servidor ou Colaborador da Unidade
A revogação de acesso também exige procedimento manual, pois o desligamento no SIAPE/SAGUI não remove automaticamente o usuário da unidade no SEI. Por questões de segurança da informação, é responsabilidade da chefia solicitar a retirada imediata de quem não atua mais no setor via SAMU. Ao preencher a solicitação, informe os dados do usuário e selecione a Ação "Excluir Usuário desta Unidade". Isso garante que ex-servidores ou ex-colaboradores percam o acesso às informações internas daquela unidade.
Acesso a Colaboradores e Funcionários Terceirizados
Caso um colaborador ou funcionário terceirizado da UFSCar precise acessar o SEI, será necessário que a unidade onde ele trabalha faça para ele o cadastro de colaborador, seguindo o fluxo do processo TIC: Cadastro: Colaborador, para que seja cadastrado no SAGUI. Somente depois de estar cadastrado no SAGUI é que a unidade poderá solicitar via SAMU a sua inclusão no SEI.
Acesso de Usuário a Unidades Secundárias
Unidades Secundárias são aquelas onde o usuário não tem sua lotação e exercício principal, de acordo com o SIAPE ou com o seu contrato de trabalho na UFSCar. Ou seja, são as unidades nas quais o usuário é cadastrado ad hoc, para finalidades extemporâneas ou extraordinárias, além da unidade oficial onde ele está lotado. Por exemplo, quando um usuário auxilia em atividades de outras unidades ou quando ele faz parte de grupos de trabalhos, tais como comissões, conselhos, comitês, etc.
Caso um servidor ou colaborador da UFSCar esteja trabalhando em mais de uma unidade e precise acessar o SEI em múltiplas unidades, será necessário que essas unidades secundárias solicitem o cadastro desse usuário via SAMU. O cadastro não se refletirá nem no SAGUI, nem no SIAPE, permanecerá apenas no SEI.
Por exemplo, o João está oficialmente lotado e em exercício no Departamento X, mas ele precisa ter acesso também à Coordenação de Curso Y, na qual ele será assistente das atividades administrativas. Nesse caso, será necessário que a chefia da Coordenação de Curso Y envie a SAMU solicitando que seja adicionado também nesta unidade.
O mesmo procedimento via SAMU deverá ser feito para excluir usuários de uma unidade secundária.
Acesso da Chefia às Subunidades que Gerencia
Caso um servidor ou colaborador da UFSCar se torne chefe de uma unidade, a qual contém subunidades vinculadas (ex. a chefia de um departamento que tem várias seções vinculadas), e ele precise acessar essas subunidades, será necessário que cada uma dessas subunidades solicitem o cadastro da chefia como usuário via SAMU. Enfatizamos que o cadastro nas subunidades não se refletirá nem no SAGUI, nem no SIAPE, permanecerá apenas no SEI para a gestão e acompanhamento de processos e documentos.
Por exemplo, a Maria se torna chefe do Departamento A, que é composto por várias Seções e ela gostaria de ter acesso no SEI a todas as Seções que fazem parte do departamento que ela chefia; nesse caso, será necessário que cada uma das respectivas chefias dessas seções solicite a inclusão da chefia do Departamento nas suas respectivas seções, dentro do respectivo processo de credenciamento da seção.