Como incluo assinatura de membros externos em documentos ou listas de presença no SEI?

Há duas formas de coletar assinaturas de pessoas que não têm acesso ao SEI-UFSCar em documentos ou listas de presença de reuniões: por assinatura manuscrita ou digital. A seguir especificamos os 4 procedimentos possíveis no momento, usando os dois tipos de assinaturas:

  1. Assinatura Manuscrita em Documentos
  2. Assinatura Manuscrita em Reuniões Presenciais
  3. Assinatura Manuscrita em Reuniões On-line
  4. Assinatura Digital de Usuário Externo

Assinatura Manuscrita em Documentos

A coleta de assinatura manuscrita no documento deve ser feita por e-mail, procedendo-se da seguinte forma:

  1. elaborar o documento no SEI, utilizando o tipo de documento adequado ou elaborar em um editor de texto ou planilha alternativo de sua preferência, deixando os espaços necessários para assinatura dos externos.
  2. Imprimir o documento em papel
  3. Levar/enviar para os membros externos que assinarão o documento impresso de forma manuscrita
  4. Após a assinatura, digitalizar o documento em formato PDF
  5. Inserir no processo desejado como documento externo do tipo adequado.

Assinatura Manuscrita em Reuniões Presenciais

Para coletar a assinatura manuscrita em listas de presença de reuniões presenciais, fazer o seguinte: 

  1. Elaborar o documento no SEI, utilizando o tipo de documento "Lista de Presença". Alternativamente, elaborar em um editor de texto ou planilha alternativo de sua preferência, deixando os espaços necessários para assinatura dos externos.
    lista-presenca.jpg

  2. Após salvar, assinar o documento para que não permaneça no modo rascunho.
  3. Imprimir a lista em papel, sendo que no SEI deve-se selecionar o documento e utilizar o ícone "Imprimir Web" Imprimir Web.
  4. Imprimir a lista em papel e levar a lista impressa à reunião para que os membros externos assinem o documento impresso na forma manuscrita
  5. Ao término da reunião, digitalizar a lista assinada em PDF
  6. Inserir a lista em PDF no mesmo processo relativo à reunião como documento externo do tipo "Lista de Presença"

Assinatura Manuscrita em Reuniões On-line

Para coletar a assinatura manuscrita em listas de presença de reuniões on-line, fazer o seguinte:

  1. Imprimir a lista em PDF via SEI
  2. Enviar por e-mail via SEI aos membros que não têm acesso ao SEI
  3. Ao receber o e-mail com o PDF, o membro imprime em papel, faz a assinatura manuscrita, digitaliza e devolve o documento digitalizado em resposta ao e-mail
  4. Preferencialmente, juntar a(s) lista(s) com a(s) assinatura(s) manuscrita(s) em PDF único
  5. Inserir PDF único no mesmo processo relativo à reunião como documento externo do tipo "Lista de Presença"

Assinatura Digital de Usuário Externo

Para coletar assinatura digital de uma pessoa externa à Universidade, é necessário que seja cadastrada como usuário externo SEI, para então a Unidade liberar o documento para assinatura digital via SEI, por meio dos seguintes procedimentos:

  1. Cadastrar a pessoa como usuário externo, seguinte o fluxo do processo "SEI: Usuário Externo: Cadastro", capítulos 1 a 5.
  2. Após a liberação do cadastro, liberar o documento para assinatura digital, seguindo o mesmo fluxo, no capítulo "6.2 Concessão de Acesso a Documentos Específicos ao Usuário Externo pela Unidade UFSCar Interessada"