Os níveis de acesso a processos e documentos no SEI consideram quem pode visualizar o processo e os documentos nele contidos. Por padrão, os processos devem ter o nível de acesso público, evitando-se assim a restrição ou sigilo, que só podem ser utilizados com alguma fundamentação lega. A edição de documentos dentro de um processo tem outras questões envolvidas, além do nível de acesso, portanto não é objeto deste artigo.
Os níveis de acesso a processos e documentos no SEI são público, restrito e sigiloso, conforme mostra a tabela a seguir:
| Níveis de Acesso SEI | |||
| Acesso | Público | Restrito | Sigiloso |
| Quem pode ver logado no SEI? | Todos os membros de todas as unidades | Todos os membros de todas as unidades por onde o processo tramitou | Somente os membros credenciados pelo criador do processo |
| Quem pode ver não logado no SEI? | Todos a partir do SEI Público* | Ninguém, no SEI Público aparece o ícone  ao lado do processo e documentos |
Ninguém, não aparece no SEI Público nem mesmo o número do processo. No controle de processos da unidade onde se encontra o membro, aparece o ícone |
, mas somente o membro tem acesso usando sua senha cada vez que abre o processo
É importante enfatizar que os documentos podem ter os níveis de acesso definidos separadamente do processo como um todo. Deste modo, podemos definir alguns documentos de um processo como "públicos" e outros como "restritos". No entanto, se atribuímos a um processo o nível de acesso "restrito", todos os documentos nele contidos, inclusive os de acesso "público" não serão visíveis na Pesquisa Pública do SEI.
Segundo a Lei de Acesso à Informação (LAI) - Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, todos os processos do setor público devem ter, via de regra, acesso público, sendo os restritos e sigilosos somente exceções com um bom embasamento legal, o que se concretiza no SEI por meio do campo "Hipótese Legal", o qual é obrigatória a definição para processos restritos e sigilosos.
Ou seja, o usuário SEI não pode definir que um processo vai ser restrito ou sigiloso apenas por sua conta e gesto, podendo até mesmo atentar contra a lei, se assim o fizer, conforme se lê no artigo 3º da Lei:
Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;
A LAI garante a privacidade da informação pessoal (Art. 31), assim como o cumprimento de outras leis que tornam restrito ou sigiloso o acesso a processos e documentos, como se pode ler no Artigo 6º, inciso III:
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
Ainda no Art. 6º, a LAI garante o sigilo de projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos e tecnológicos e de assuntos relativos à segurança da sociedade e do Estado.
§ 1º O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
No Art. 22º, a LAI garante também o sigilo de segredo industrial, conforme segue:
Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de segredo industrial decorrentes da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder público.
Além destas, há uma série de informações relativas à restrição e sigilo na LAI que vale a pena conferir lendo-se a lei com cuidado e atenção. Caso se tenha dúvidas muito específicas em relação à restrições e sigilo em processos no SEI, é possível ainda consultar a Procuradoria Federal junto à UFSCar.
Para mais informações sobre níveis de acesso a processos e documentos, consulte a Cartilha Procedimentos para Classificação de Informação em Grau de Sigilo do Ministério da Fazenda.