Os níveis de acesso a processos e documentos no SEI determinam quem pode visualizar o processo e os documentos nele contidos.

Por padrão, os processos devem ter o nível de acesso público, evitando-se a restrição ou sigilo, que só podem ser utilizados sob fundamentação legal.

Níveis de Acesso a Processos e Documentos

Os níveis de acesso a processos e documentos no SEI são público, restrito e sigiloso, e, de acordo com o nível de acesso, podem ser visualizados por públicos diferentes, conforme mostra a tabela a seguir:

Níveis de Acesso SEI
Acesso	Público	Restrito	Sigiloso
Quem pode ver estando logado no SEI (usuários internos)?	Todos os usuários membros de todas as unidades.	Todos os usuários membros das unidades por onde o processo tramitou.	Somente os membros credenciados pelo criador do processo.
Quem pode ver, não estando logado no SEI (cidadãos em geral)?	Todos os cidadãos, no SEI Público ou no Boletim do SEI, em caso de publicações oficiais.	Ninguém pode ver, mas no SEI Público aparece o ícone  ao lado do processo e documentos.  Documentos restritos não são publicados no Boletim do SEI.	Ninguém, não aparece no SEI Público, nem mesmo o número do processo ou documento. No controle de processos da unidade onde se encontra o membro, aparece o ícone , mas somente para o membro credenciado, usando sua senha cada vez que abre o processo.

 

Tipos de Processo e Níveis de Acesso

Um tipo de processo pode ter um ou mais níveis de acesso. Por exemplo:

1. o tipo de processo "Administração: Material: Movimentação de Material de Consumo" só pode ter nível de acesso "público", pois é obrigatória a transparência de dados desse tipo de movimentação e não há conteúdos sensíveis nesse tipo de processo;
2. o tipo de processo "ACE: Bolsa: Declaração de Bolsista" só pode ter nível de acesso "restrito", pois há conteúdos sensíveis nesse tipo de processo, tais como os dados do bolsista, que não podem ser públicos;
3. o tipo de processo "Administração: Contabilidade: Relatórios Gerenciais", assim como a maioria dos tipos de processos, pode ter níveis de acesso "público" ou "restrito", pois tanto existem informações cuja transparência de dados é obrigatória pela LAI, quanto há conteúdos sensíveis que devem ser protegidos.

Assim, os documentos dentro de um processo devem seguir os níveis de de acesso do tipo de processo onde ele se encontra:

• Se o tipo de processo onde o documento foi incluido só permitir o nível de acesso público, o documento só poderá ser público:
  
• Se o tipo de processo onde o documento foi incluido só permitir o nível de acesso restrito, o documento só poderá ser restrito:
  
• Se o tipo de processo onde o documento foi incluido permitir os níveis de acesso público ou restrito, o documento poderá tanto ser público, quanto ser restrito:

Ou seja, a definição do nível de acesso de um documento depende intrinsecamente do tipo de processo em que esse documento está inserido e dos níveis de acesso permitidos para este tipo de processo.

Tipos de Documentos e Níveis de Acesso

1. No SEI, existem dois tipos de documentos:

   1. os internos, que são documentos gerados, editados e assinados no SEI;

   2. e os externos, que são documentos criados em editores externos (tais como odt, pdf, jpg, entre outros) e inseridos no SEI por meio de upload.

2. Ambos os tipos apresentam a definição de nível de acesso, que pode ser:

   1. sigiloso, somente dentro de processos sigilosos, não visíveis publicamente, nem nas unidades por onde tramitam e acessíveis apenas para os usuários a quem foi concedido diretamente o acesso;

   2. restrito, que podem estar dentro de processos sigilosos, restritos ou públicos, não visíveis publicamente, mas visíveis a todos os usuários das unidades por onde tramitam;

   3. público, que podem estar dentro de processos sigilosos, restritos ou públicos, visíveis publicamente e visíveis a todos os usuários das unidades por onde tramitam.

3. Os tipos de documentos não apresentam uma definição padrão do nível de acesso quando são criados pelo administrador do SEI, mas podem ter seus níveis de acesso definidos de acordo com o tipo de processo onde são incluídos. Por exemplo:

   1. se um usuário inicia um processo de tipo sigiloso, todos os documentos dentro desse processo serão sigilosos, a princípio;

   2. se um usuário inicia um processo de tipo restrito, todos os documentos dentro desse processo serão restritos, a princípio;

   3. se um usuário inicia um processo de tipo público, todos os documentos dentro desse processo serão públicos.

4. Caso um tipo de processo permita mais de um nível de acesso, por exemplo, restrito e público, então o documento poderá ter seu nível de acesso modificado, selecionando um dos níveis de acesso permitidos para aquele tipo de processo;

5. Ou seja, os níveis de acesso de um tipo de documento são dependentes do tipo de processo no qual ele está contido.

Níveis de Acesso Padrão dos Documentos

Por padrão, os documentos gerados dentro de um tipo de processo terão, a princípio, o nível de acesso padrão daquele tipo de processo.

Assim, os documentos gerados dentro de um tipo de processo com nível de acesso padrão "público", serão definidos como públicos, porém podem ter o nível de acesso modificado, caso aquele tipo de processo permita o nível de acesso "restrito".

O mesmo ocorre para documentos gerados dentro de um tipo de processo com nível de acesso padrão restrito, mas podem ter o nível de acesso modificado, caso aquele tipo de processo permita o nível público.

Também o processo sigiloso terá seus documentos, a princípio, com nível de acesso padrão sigiloso, podendo ser modificados, caso o tipo de processo permita o níveis público e/ou restrito.

Tipos de Processo com Nível de Acesso Único

Caso um tipo de processo permita apenas um nível de acesso, todos os documentos dentro dele terão sempre o mesmo nível de acesso, não sendo permitida a modificação do nível de acesso nos documentos individualmente.

Por exemplo:

1. Se um tipo de processo tem apenas o nível público, todos os documentos dentro dos processos desse tipo serão sempre obrigatoriamente de nível de acesso público;
2. Se um tipo de processo tem apenas o nível restrito, todos os documentos dentro dos processos desse tipo serão sempre obrigatoriamente de nível de acesso restrito;
3. Se um tipo de processo tem apenas o nível sigiloso, todos os documentos dentro dos processos desse tipo serão sempre obrigatoriamente de nível de acesso sigiloso.

Responsabilidade na Definição dos Níveis de Acesso

Considerando que:

1. Os tipos de processos podem ter um ou mais níveis de acesso;
2. Os tipos de documentos dentro dos processo também podem ter um ou mais níveis de acesso;

3. É responsabilidade do usuário SEI que está gerando um novo documento, interno ou externo, em um processo se atentar para:

   1. o tipo de processo no qual o documento está sendo gerado;

   2. os níveis de acesso do tipo de processo (público, restrito e/ou sigiloso);

   3. o nível de acesso do tipo de documento, dentro dos níveis permitidos por aquele tipo de processo;

   4. analisar o conteúdo do documento e definir o acesso com "restrito", caso haja conteúdo sensível, conforme estabelecido pela LGPD.

4. Portanto, a definição do nível de acesso de cada documento é sempre de responsabilidade do usuário que está gerando o documento e não é possível ao administrador do SEI definir previamente essa configuração como um padrão;

5. A definição de um único nível de acesso em um tipo de processo deve ser evitada, pois:

   1. de acordo com a Lei de Acesso à Informação, os processos e documentos devem ser públicos por regra e restritos por exceção, o que implica que os processos devem ser públicos em sua maioria, mesmo que contenham informações sensíveis protegidas pela LGPD;

   2. de acordo com a LGPD, é necessário que alguns documentos dentro de um processo  público sejam restritos, por conterem informações sensíveis, protegidas pela LGPD.

6. Com isso, a melhor opção para definir níveis de acesso de tipos de processos é mantê-los com os níveis público e restrito, de modo que alguns documentos se mantenham públicos e outros documentos se tornem restritos, por conterem informação protegida.

Visibilidade dos Documentos na Pesquisa Pública

Para saber mais sobre como funcionam os níveis de acesso de processos e documentos na Pesquisa Pública do SEI, leia o artigo Como funcionam os níveis de acesso na Pesquisa Pública do SEI?.

Legislação sobre os Níveis de Acesso

Segundo a Lei de Acesso à Informação (LAI) - Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, todos os processos do setor público devem ter, via de regra, acesso público, sendo os restritos e sigilosos somente exceções com um bom embasamento legal, o que se concretiza no SEI por meio do campo "Hipótese Legal", o qual é obrigatória a definição para processos restritos e sigilosos.

Ou seja, o usuário SEI não pode definir que um processo vai ser restrito ou sigiloso apenas por sua conta e gesto, podendo até mesmo atentar contra a lei, se assim o fizer, conforme se lê no artigo 3º da Lei:

Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:
             I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;          

A LAI garante a privacidade da informação pessoal (Art. 31), assim como o cumprimento de outras leis que tornam restrito ou sigiloso o acesso a processos e documentos, como se pode ler no Artigo 6º, inciso III:

Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
            I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação;
            II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e
            III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

Ainda no Art. 6º, a LAI garante o sigilo de projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos e tecnológicos e de assuntos relativos à segurança da sociedade e do Estado:

            § 1º O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos  cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

No Art. 22º, a LAI garante também o sigilo de segredo industrial, conforme segue:

Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de segredo industrial decorrentes da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder público.

Em contraposição à LAI, temos a LGPD, que define a proteção de dados sensíveis. Para saber mais sobre a LGPD em processos e documentos no SEI, leia o artigo Noções sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Além destas, há uma série de informações relativas à restrição e sigilo na LAI que vale a pena conferir lendo-se a lei com cuidado e atenção. Caso se tenha dúvidas muito específicas em relação à restrições e sigilo em processos no SEI, é possível ainda consultar a Procuradoria Federal junto à UFSCar. 

Para mais informações sobre níveis de acesso a processos e documentos, consulte a Cartilha Procedimentos para Classificação de Informação em Grau de Sigilo do Ministério da Fazenda. 

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