Todos os servidores da instituição, e até mesmo seus colaboradores, tais como funcionários terceirizados e estagiários, podem trabalhar com o SEI.
No entanto, os servidores têm um perfil diferentes dos colaborares, sendo que os servidores têm perfil "Básico" e são autorizados a assinar eletronicamente os documentos no SEI, enquanto os colaboradores são cadastrados com perfil "Colaborador - Básico sem Assinatura", pois não estão autorizados a assinar documentos no SEI.
É muito importante que todos os servidores de uma unidade estejam cadastrados no SEI, pois há muitas solicitações relativas à gestão de pessoas que são feitas por meio do SEI. Por exemplo, se um servidor deseja solicitar progressão na carreira, deverá abrir um processo no SEI que exigirá sua assinatura. Portanto, todos os servidores devem estar cadastrados nas suas respectivas unidades.
Mas existem aqueles agentes que utilizam muito mais o SEI do que outros, devido às suas funções, por exemplo:
- Os/as secretários/as das unidades
- Os/as gestores/as em geral
- As Chefias das Unidades
- Representantes Legais
- Representantes de Conselhos, Comitês, Comissões, Grupos...
- Fiscais de Contrato
Enfim, como todos os agentes que atualmente trabalham com os processos em pasta azul ou branca, é bem provável que vão utilizar o SEI com bastante frequência.
Com menos frequência, utilizarão o SEI quaisquer solicitantes de demandas que tramitam via SEI, assim como aqueles que desejam acompanhar processos que tramitam via SEI.