O SEI tem muitas utilidades e contribui imensamente para a otimização da gestão e do fluxo de processos da instituição, mas não se iluda! O SEI não é uma panaceia que vai substituir todos os sistemas em uso pela instituição. Vamos ver algumas coisas que o SEI não faz.
O SEI não substitui todos os outros sistemas
No caso da UFSCar, temos atualmente uma série de sistemas em funcionamento para diversas atividades, tais como:
- O SIGEPE, para alguns processos de gestão de pessoas
- O SIAPE, que é o Sistema Integrado de Administração de Pessoal
- O SIGA, para atividades da graduação
- O ProPG-Web, para atividades da pós-graduação
- O ProEx-Web, para atividades da extensão
Esses e outros sistemas vão continuar funcionando normalmente, concomitantemente e de forma independente do SEI. O que pode ocorrer é que algumas atividades que poderiam funcionar nesses sistemas não estão contempladas pelos mesmos, ou seja, são atividades órfãs de sistemas. Nesse caso, até é possível mapear o fluxo da atividade e transformá-la em um tipo de processo do SEI!
Isso já ocorreu, por exemplo, no caso dos Recursos de Alunos de Graduação, que já estão funcionando no SEI, já que não se encontra disponível no SIGA. Mas as outras atividades que já funcionam no SIGA podem continuar lá mesmo!
O único sistema que vai efetivamente ser substituído pelo SEI na UFSCar é o Sistema Trâmite, que trata da tramitação de processos e documentos físicos, o qual terá seu funcionamento encerrado no dia 30 de setembro de 2019, para abertura de novos processos e documentos. No entanto, seu funcionamento será mantido para processos e documentos que já tenham sido previamente cadastrados.
O SEI não emite avisos e lembretes
O SEI não é um sistema que emite avisos e lembretes aos seus usuários sobre as tarefas a serem executadas por ele, por exemplo, sobre chegada de um novo processo, ou que há um documento para ser assinado, ou um prazo a ser cumprido, nem por e-mail, nem por celular. Os usuários devem estar sempre ligados, olhando o SEI diariamente para verificar suas atividades.
Ocorre que o SEI é um sistema que tem como foco as unidades da instituição, ou seja, privilegia-se a unidade ao invés dos seus membros individualmente. O objetivo disto é que todos possam compartilhar processos, documentos e as ações dos membros da unidade de forma transparente e cooperativa!
Ou seja, o SEI reúne os processos na unidade em local visível para todos os membros, de modo que uns possam ajudar aos outros; os documentos todos têm o mesmo cabeçalho da unidade; as ações realizadas nos documentos são registradas, de modo que todos possam acompanhar o andamento do processo e os seus responsáveis. Tal como consta na Lei de Acesso à Informação.
Mas considerando tudo o que SEI faz pela instituição e todas as melhorias que ele traz, o que ele não faz é bem pouco, não é?