O que são e como usar os Blocos de Reunião?

O que é Bloco de Reunião

O Bloco de Reunião serve para disponibilizar ou para dar vistas a processos e documentos, inclusive os documentos não assinados, para membros de outras unidades, sem que estes tenham uma atuação sobre o processo, ou seja, tais membros não podem editar os documentos, nem incluir ou assinar documentos nos processos, apenas lê-los para ciência ou análise no SEI.

Para que serve o Bloco de Reunião

O bloco de reunião pode ser bastante útil para avaliação de esboços de documentos, os quais podem ser apreciados pelos participantes da reunião no SEI com antecedência, mesmo sem assinatura, para que possam ser corrigidos antes da versão final. Os membros podem deixar seus comentários, sugestões e solicitações nas anotações do bloco de reunião.

O bloco de reunião também pode ser bastante útil aos Conselhos, que podem enviar via SEI, e com antecedência, os documentos de pauta da próxima reunião do conselho para apreciação dos conselheiros, para depois serem discutidos na reunião e transformados em decisões colegiadas.

O bloco de reunião possibilita que uma unidade crie suas minutas de documentos e envie pelo bloco para que outras unidades os visualizem, antes de se transformarem no documento oficial.

Características dos Blocos de Reunião

Seguem algumas informações importantes sobre blocos de reunião:

Um bloco de reunião permite a inclusão de um ou mais processos simultaneamente

Não é possível a inclusão de documentos diretamente no bloco de reunião, é necessário incluir os processos

Deve-se utilizar nomes mnemônicos nos blocos de reunião, por exemplo: "Esboços de Documentos relativos ao tema X, para apreciação dos membros do Conselho Y"

Em cada processo disponibilizado por bloco de reunião, deve haver um ofício ou despacho direcionado à(s) unidade(s) destinatária(s), informando o que deve ser feito com o processo , a quem é destinado e o número de dias úteis que o bloco ficará disponível ou a data final em que o bloco ficará disponível. Ex.: para apreciação de Fulano, Beltrano e Cicrano, para a próxima reunião do Conselho, até DD/MM/AAAA.

Como incluir um processo no Bloco de Reunião

  1. Entre no processo que deve ser incluído no bloco de reunião
  2. Clique sobre o número do processo e, a seguir, no ícone "Incluir em Bloco"
    bloco-reuniao-01-incluir-em-bloco.jpg
  3. Crie um novo bloco de reunião
    bloco-reuniao-02-criar-novo-bloco.jpg
  4. Dê uma descrição adequado ao bloco, informando os conteúdos e os destinatários
    bloco-reuniao-02-novo-bloco-descricao.jpg
  5. Selecione a(s) unidade(s) para as quais o bloco deverá ser disponibilizado
    bloco-reuniao-02-novo-bloco-unidades.jpg
  6. Ou utilize um bloco existente, localizando na lista de blocos do tipo "Reunião"
    bloco-reuniao-03-localizar-bloco-existente.jpg
  7. Selecione o bloco e clique no botão "Incluir neste bloco"
    bloco-reuniao-04-escolher-este-bloco.jpg
  8. Após incluir, você verá o processo dentro do bloco
  9. Você pode inserir outros processos no mesmo bloco para análise
    bloco-reuniao-05-mais-de-um-processo-no-bloco.jpg
  10. Ao finalizar a inclusão de processos no bloco, clique em "Fechar"
    bloco-reuniao-06-fechar-bloco.jpg
  11. Adicione ao(s) processo(s) incluídos em bloco de reunião, um ofício ou despacho com orientações do que cada membro deve fazer em relação ao(s) processo(s) e documento(s), por exemplo, se devem revisar, dar ciência, aprovar, sugerir etc. Caso eles precisem enviar observações, comentários ou sugestões, isto deve ser orientado também no ofício ou despacho enviado.

Como enviar o Bloco de Reunião para Outras Unidades

Para enviar um bloco de reunião para outras unidades, basta seguir o procedimento acima "Como criar bloco de reunião" e, a seguir, disponibilizar o bloco, conforme segue:

  1. Na tela dos blocos, na linha do o número do bloco, clique no ícone Disponibilizar Bloco para disponibilizar o bloco para as unidades
    bloco-reuniao-07-disponibilizar-bloco.jpg
  2. No mesmo processo SEI, inclua um e-mail destinado à(s) unidade(s) destinatária(s) do bloco de reunião e aos membros específicos que deverão trabalhar nos processos e documentos do bloco, com os seguintes dizeres, alterando ou suprimindo conforme a necessidade:

    Prezados(as) Senhores(as),

    Estamos enviando o(s) documento(s) SEI abaixo relacionados em bloco de reunião para análise dos seguintes membros das unidades:

    - Número do Bloco de Reunião: ____ 

    - Nº SEI Documento(s) a ser(em) analisado(s): ____, _____ 

    - Nome Completo do(s) Membros(s) que vão analisar o(s) documento(s): _______, _____

    - Prazo: até __/__/____ ou __ dias úteis, a partir do recebimento deste e-mail

    - O que deve ser feito com o(s) documento(s):

    () Analisar
    () Analisar e dar parecer, via ofício ou despacho neste mesmo processo
    () Analisar, comentar e sugerir, via ofício neste mesmo processo
    () Analisar e "De acordo", para assinatura posterior
    () Outro. Especifique: _______

    Para saber como ler e comentar os processos do Bloco de Reunião, veja o artigo do Portal SEI neste link: https://www.portalsei.ufscar.br/duvidas-frequentes/processos/o-que-sao-blocos-de-reuniao.

    Atenciosamente,

    ________________

  3. Caso seja necessário que os membros destinatários nas outras unidades incluam observações, comentários ou sugestões sobre os documentos no processo, o processo também deve ser enviado às unidades, para que eles possam incluir novos documentos internos, tais como ofícios, despachos, relatórios etc. 

  4. Aguarde até o prazo que você estipulou no e-mail, ou seja, até a data final em que o bloco deve estar disponível para a(s) unidade(s) destinatária(s)
  5. Após a data final, cancele a disponibilização do bloco para poder dar continuidade à edição dos documentos no processo
    bloco-reuniao-08-cancelar-disponibilizacao-bloco.jpg

O que fazer com Blocos de Reunião Recebidos

Os blocos de reunião, após enviados, ficam disponíveis nas unidades destinatárias, dentro do menu "Blocos de Reunião".

Assim, os responsáveis pelo monitoramento de processos da unidade devem:

  1. entrar no menu "Blocos de Reunião" e verificar os processos ali contidos
    bloco-reuniao-acesso-01-menu.jpg

  2. acessar os processos do bloco e verificar no e-mail enviado pela unidade solicitante, para quais membros em sua unidade os processos do bloco estão destinados
  3. atribuir os processos para os respectivos membros, para que possam dar continuidade
  4. caso haja mais de um membro da mesma unidade destinatária para analisar os processos e documentos do bloco, os responsáveis pelo monitoramento do SEI devem fazer um rodízio, atribuindo a um de cada vez em sequência, até que todos os membros tenham feito o que lhes compete. 

Como ler e comentar os processos do Bloco de Reunião

Os membros das unidades a quem os processos no bloco de reunião são destinados devem fazer o seguinte:

  1. atentar para a data de término da disponibilização do bloco de reunião nas anotações e/ou no e-mail ou ofício com as orientações sobre o bloco
    bloco-reuniao-acesso-10-prazo-anotacoes.jpg
  2. verificar no processo o e-mail com orientações do que ele deve fazer com os processos no bloco de reunião
  3. realizar as ações necessárias, sendo que ele pode visualizar, inclusive, os documentos em rascunho, não assinados, dos processos que estão dentro de blocos de reunião
    bloco-reuniao-acesso-06-acesso-processo-membro.jpg
  4. caso seja necessário enviar algum ofício, despacho, relatório etc., poderão incluir um novo documento no processo com suas observações; o processo deve ter sido enviado para a sua unidade para que possa incluir documentos; caso não tenha sido enviado, deve solicitar à unidade que criou o bloco de reunião.