Como e para quê utilizo o Bloco Interno do SEI?

Definição do Bloco Interno

O bloco interno é uma forma de se organizar e arquivar os processos na unidade para que se encontre esses processos mais facilmente quando se precisa deles. O bloco interno tem algumas características importantes:

  1. Não é possível incluir documentos em um bloco interno, somente processos podem ser incluídos

  2. Os blocos internos são uma espécie de arquivamento virtual de processos. Ou seja, quando se inclui um processo em um bloco interno, ele pode ficar lá para o resto da vida ou pode-se retirá-lo do bloco quando se desejar

  3. Os blocos internos são visíveis apenas para a unidade, de modo que cada unidade pode ter seus próprios blocos, independente das outras unidades

  4. Cada processo inserido em um bloco interno pode receber uma anotação customizada e informal que ajuda a localizar mais facilmente o processo durante a busca

  5. Um mesmo processo pode pertencer a dois ou mais blocos internos

  6. O bloco interno é uma espécie de marcador virtual, portanto não impede que outras unidades também incluam em outro bloco interno o mesmo processo que você inclui em um bloco em sua unidade.

Fazendo-se uma analogia com o processo impresso, este só podia ser arquivado em uma única unidade e em uma única ordem ou categoria nos arquivos ou estantes, mas no SEI é possível o mesmo processo ser arquivado em blocos internos em diversas unidades e em diferentes categorias, dando mobilidade, flexibilidade e melhor organização aos processos.

Os blocos internos funcionam de forma muito parecida aos marcadores, com a diferença que um marcador só funciona nos processos da caixa de entrada, isto é, enquanto o processo permanece aberto na seção "Controle de Processos". Já os blocos internos funcionam como uma forma de arquivamento de processos por categoria, isto é, usa-se os blocos internos para armazenar os processos dentro de uma categoria e depois concluí-los, tornando mais fácil a recuperação destes posteriormente.

Quem insere os processos no Bloco Interno?

Em geral, quem deve incluir os processos de uma unidade em blocos internos são os responsáveis pelo monitoramento dos processos na unidade, ou seja, a equipe de Secretaria, a qual coordena a organização dos processos na unidade.

Isso não significa que outros membros da Unidade não possam colocar os processos em blocos, afinal, o trabalho no SEI é compartilhado por todos os membros da Unidade, o que possibilita a todos os membros colaborarem na organização do ambiente!

Exemplos de uso do Bloco Interno

A seguir, veja alguns exemplos de uso do bloco interno.

Uma coordenação de curso pode organizar seus processos de acordo com os assuntos mais frequentes em blocos internos, tais como:

  • inscrições de alunos disciplinas
  • recursos de alunos
  • solicitação de auxílio ao estudante

Uma unidade administrativa poderia criar blocos internos das seguintes categorias:

  • Requisições de Compra
  • Pedidos de Almoxarifado
  • Balancetes
  • Contratos
  • Prestação de Contas Anual.

Um departamento acadêmico pode ter blocos internos para:

  • Afastamentos no Brasil
  • Afastamentos no Exterior
  • Progressão na Carreira

Pode-se acrescentar aos blocos internos uma Periodicidade, se isso for importante. Por exemplo:

  • Pedidos de Almoxarifado 2019
  • Afastamentos no Brasil Maio/2019
  • Contratos 1º Semestre/2019.

Também é possível separar os blocos pelo Status do Andamento de uma Categoria. Por exemplo:

  • Afastamentos no Brasil: Solicitações
  • Afastamentos no Brasil: Aprovados
  • Afastamentos no Brasil: Negados.

Para ajudar na organização de processos, também é possível utilizar os marcadores, que são próprios para se categorizar os processos que estão abertos na unidade. A diferença entre os blocos internos e os marcadores é que os blocos são perenes, podem ser armazenados para sempre, mesmo quando os processos estão concluídos, enquanto os marcadores são temporários, permanecendo visíveis no processo somente enquanto ele se encontra na Caixa de Entrada ou Controle de Processos.

Como incluir um processo no bloco interno?

Para incluir um processo em um bloco interno, fazer o seguinte:

  1. Entrar no processo SEI desejado
  2. Clicar no número do processo
  3. Clicar no ícone "Incluir em Bloco" Incluir em Bloco

    bloco-interno-selecionar.jpg

  4. Selecionar um bloco existente usando o ícone verde Escolher este Bloco  (Opção 1) ou ativando a caixa de seleção à esquerda do bloco e clicando em Ok a seguir (Opção 2)
    bloco-interno-escolher-bloco.jpg

  5. Caso não exista um bloco interno para incluir o processo, você pode criar um novo bloco, clicando em "Novo bloco interno"
    bloco-interno-novo-bloco.jpg
  6.  Ao inserir o processo no bloco, você verá a janela do Bloco Interno nº ### com a lista dos processos que fazem parte deste bloco
    bloco-interno-janela-bloco.jpg
  7. Para incluir uma anotação personalizada no processo para facilitar a busca, clicar no botão "Anotações" Anotações
  8. Na caixa de diálogo das anotações, escrever uma especificação que o ajude a localizar e entender rapidamente que processo é este ao visualizar o bloco e salvar
    bloco-interno-anotacoes.jpg
  9. Para localizar os processos na lista do bloco interno, você pode usar o CRTL + F e localizar por palavras-chave que você usou nas anotações
    bloco-interno-crtlf.jpg
  10. Para retornar ao processo, você pode clicar sobre o número do processo na lista do bloco e este se abrirá em uma nova guia/janela; ou você pode usar um atalho, que é o botão "Voltar" do navegador, mas clicando 3 históricos antes para retornar ao processo.
    bloco-interno-retornar-processo.jpg