Histórico sobre o SEI na UFSCar

O SEI teve o início de sua implantação na UFSCar por meio da Portaria GR nº 481, de 20/nov/2017, que implanta o processo administrativo e institui o uso do SEI na UFSCar como sistema padrão para processos eletrônicos. Nessa portaria, a Pró-Reitoria de Administração (ProAd) foi designada como unidade coordenadora da implantação e regulamentação do SEI na UFSCar.

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A  implantação se iniciou em janeiro de 2018 na ProAd, SIn, Reitoria por meio de aprendizado prático e inúmeros testes até janeiro de 2019, quando consolidou-se uma equipe de trabalho na ProAd para replicar os conhecimentos obtidos sobre o SEI a todas as unidades e servidores da universidade.

O ano de 2019 foi o marco para a implantação efetiva e o treinamento em larga escala da maior parte dos servidores, terceirizados e estagiários que passariam a utilizar o SEI neste mesmo ano.

Em janeiro de 2019 iniciaram-se os treinamentos presencias sobre o SEI para todos os campi, resultado até o final do ano em mais de 70 treinamentos presenciais, com mais de 1.200 servidores participantes, além de alguns treinamentos on-line.

Em abril de 2019, foram instituídas as primeiras regulamentações para uso do SEI na UFSCar, por meio das portarias:

  • Portaria GR Nº 3677/2019, que regulamenta o uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFSCar para a criação e tramitação de processos administrativos.

  • Portaria GR nº 3676/2019, que instituiu o Boletim de Serviço Eletrônico como veículo oficial de publicação na UFSCar (SEI 0011696). 

Em maio de 2019, foram instituídos o credenciamento das unidades SEI na UFSCar, por meio da Portaria GR Nº 3703/2019, assim como o cronograma de implantação e a obrigatoriedade do uso do SEI na UFSCar a partir de 01/10/2019, por meio da Portaria GR nº 3713/2019 (SEI 0013189).

Em junho de 2019, iniciou-se o credenciamento das unidades organizacionais no SEI, assim como dos usuários vinculados a estas, tendo sido credenciadas aproximadamente 300 unidades até final de setembro.

Em outubro de 2019, a institucionalização do SEI consolidou-se, passando a ser o SEI a única forma de tramitação de processos.

Ao final de 2019, os processos administrativos e acadêmicos passaram a ser modelados no SEI pelas unidades UFSCar em conjunto com a Unidade Gestora do SEI (UG-SEI), com seus fluxos descritivos, fluxogramas e modelos de documentos bem definidos para facilitar a execução das atividades nos processos SEI, levando a maior eficiência, rapidez e eficácia no cumprimento da missão da Universidade.

Durante todo o ano de 2021, também foram realizadas digitalizações de processos administrativos, assim como fornecidas orientações para digitalização destes pelas Unidades UFSCar. 

Em 2020, iniciam-se efetivamente a gestão dos fluxos de processos, com elaboração de fluxo descritivo, fluxograma e modelos de documentos dos processos acadêmicos e administrativos da Universidade. Os fluxos podiam surgir tanto pela iniciativa das unidades UFSCar envolvidas nas atividades do processo, quanto pela iniciativa da UG-SEI e da ProAd, a fim de otimizar as atividades dentro do SEI.

Ao final de 2020, foi instituído na SIn o Departamento de Processos Digitais e Governança de TICS (DePGD-TIC), vinculado à Secretaria de Informática (SIn), que passou a funcionar plenamente a partir de 2021, para gestão do SEI e dos fluxos administrativos e acadêmicos da Universidade.

Atualmente (outubro de 2021), já são mais de 35.000 processos gerados pelas Unidades UFSCar no SEI, mais de 370 unidades cadastradas, com média de 100 processos gerados por Unidade ao longo dos anos. Quanto aos documentos, são mais de 36.000 documentos gerados e mais 100.000 documentos recebidos pelas Unidades, totalizando mais de 230.000 documentos gerados e recebidos. Para saber mais detalhes, consulte os Indicadores SEI-UFSCar.