Resumo do Treinamento

O treinamento abordou o uso do sistema SEI, focando em atos normativos e destinado a colaboradores das unidades vinculadas à reitoria e conselhos. A equipe do DePDG-TIC, responsável pelo treinamento, incentivou a participação ativa dos presentes, permitindo que dúvidas fossem feitas pelo chat ou por voz.

Foram detalhadas as legislações que orientam o uso do SEI, como a Lei de Acesso à Informação e a LGPD, enfatizando a importância da classificação de assuntos e da tabela de temporalidade para a gestão dos processos administrativos.

Também foram apresentadas as funcionalidades do sistema, como a modelagem de processos e a assinatura digital, além de explicar a integração do SEI com outros órgãos, por meio do Tramita, permitindo a comunicação entre instituições. A utilização plena do Tramita será gradual, iniciando com testes em duas unidades da UFSCar.

Durante a apresentação, foram abordadas a inclusão de documentos no SEI, a criação de anotações e marcadores, e a gestão de prazos, destacando a sinalização de prazos atrasados e dentro do limite.

Também foi explicada a visualização de processos sigilosos e a importância de definir a hipótese legal correta para sua classificação. A discussão incluiu a movimentação de documentos, onde se esclareceu que apenas documentos externos podem ser transferidos entre processos, e que documentos internos não podem ser duplicados.

A sessão foi finalizada com um tutorial sobre a elaboração e publicação de atos normativos e oficiais que são publicados no Boletim Eletrônico do SEI, ressaltando-se a necessidade de um segundo treinamento para cobrir todos os tópicos. Foi detalhado o processo de formatação de resoluções e a importância da assinatura da chefia antes da publicação.

Capítulos e Tópicos

Treinamento sobre Atos Normativos e Dúvidas Frequentes

Foi mencionado que o treinamento abordaria os atos normativos e que a maioria dos participantes estava em unidades de conselho ou pró-reitoria. Foi solicitado apoio para controle do tempo das apresentações e foi sugerido que as dúvidas fossem levantadas durante o treinamento.

A gravação da sessão foi aprovada pelos participantes, e destacou-se a importância de um conteúdo detalhado baseado nas dúvidas previamente enviadas. Registrou-se que os participantes preferiram que os assuntos fossem abordados na sequência normal de aprendizado do SEI, do mais simples para o mais completo, e não a partir dos temas de maior interesse, já que muitos ainda tinham dúvidas básicas sobre o funcionamento do sistema.

Legislação e Funcionalidades do SEI

Foi abordada a legislação relacionada ao SEI, como a Lei de Acesso à Informação e a LGPD, ressaltando a necessidade de transparência e proteção de dados pessoais. Explicou-se a importância da classificação de assuntos e da tabela de temporalidade para a gestão de processos.
Também foi mencionada a integração do SEI com outros órgãos por meio do módulo Tramita, que já está em funcionamento no SEI-UFSCar, permitindo a tramitação de documentos entre diferentes instituições.

Foi informado que o Tramita estava operando em fase de testes apenas para duas unidades, a SIn e a Reitoria, e que só funcionaria plenamente após testes bem-sucedidos com essas unidades iniciais. Enfatizou-se a necessidade de revisão e treinamento contínuo para os usuários do SEI.

Funcionalidades da Tela Inicial do SEI

Funcionalidades do SEI

Foram apresentadas as funcionalidades da tela inicial do SEI e solicitado que os participantes fizessem perguntas específicas.

Foi detalhado como atribuir processos a membros da equipe e como visualizar as especificações dos processos. Além disso, acrescentou-se uma observação sobre a visualização de pessoas credenciadas na unidade, destacando a importância dessa funcionalidade para a gestão de processos.

Gerenciamento de Documentos e Controle de Prazo no SEI

Foram apresentadas as funcionalidades relacionadas à inclusão de documentos e ao gerenciamento de processos. Explicou-se como adicionar prazos e interpretar a sinalização de status, como a cor vermelha para prazos atrasados. Também foram compartilhadas experiências práticas de uso do sistema.

Funcionalidades do SEI e Acessibilidade

Foi explicado como acessar e visualizar processos sigilosos no SEI, enfatizando que cada usuário visualiza apenas os processos aos quais possui acesso. Detalhou-se a configuração de colunas e o uso do painel de controle para acompanhar indicadores, como processos atrasados e concluídos.

Início de Processos no SEI

Foi explicado como iniciar um processo no SEI, enfatizando a escolha do tipo de processo e a inserção de metadados.
Destacou-se que existem diversos tipos de processos, cada um com um prefixo que indica a unidade responsável. Foi feita também uma observação sobre a visibilidade de determinados processos.
Foi feita a demonstração prática de como iniciar um processo no SEI.

Classificação e Tabelas de Temporalidade no SEI

Foi abordada a classificação por assunto e as tabelas de temporalidade no SEI, destacando-se a sigla IFE para Institutos Federais de Ensino. Demonstrou-se como pesquisar por assuntos e explicaram-se os prazos de guarda, que variam entre cinco anos e guarda permanente, dependendo do tipo de documento.

Diretrizes para Digitalização de Processos no SEI

Foi explicado que é fundamental reunir pessoas na unidade para avaliar quais processos são relevantes para digitalização. Destacou-se que, após a digitalização, é necessário solicitar o número do protocolo do processo físico ao DePDG-TIC e incluir o termo de encerramento no processo impresso, indicando que a versão digital deve ser utilizada a partir de então.

Foi explicado como fazer a digitalização de processos físicos e critérios para decisão de digitalização, utilizando o Manual para esta finalidade que se encontra no Portal SEI. Foi enfatizada a importância do uso de OCR na digitalização de documentos.

Remoção e Movimentação de Documentos no SEI

Foi explicado que a movimentação de documentos no SEI é viável apenas para documentos externos, enquanto documentos internos não podem ser transferidos entre processos.

Foi levantada a questão de como lidar com documentos internos elaborados em uma unidade que precisam ser utilizados em outra, e reafirmou-se que a duplicação de documentos internos não é uma opção. Também foram abordados os procedimentos de transferência e movimentação de documentos entre processos.

Processos Sigilosos no SEI

Foi abordada a tramitação de processos sigilosos no SEI, enfatizando-se que esses processos são acessíveis apenas a usuários com credenciais específicas e não podem ser transferidos entre unidades.

Detalhou-se como identificar um processo sigiloso e a necessidade de definir corretamente a hipótese legal aplicável. Destacou-se que documentos públicos não podem ser incluídos em processos sigilosos.

Foram apresentados os procedimentos para inclusão de documentos no SEI, os procedimentos para retificação de documentos e reforçada a importância da assinatura em documentos oficiais.

Procedimentos para Reinício de Numeração de Documentos

Foi explicado que a reinicialização da numeração de documentos pode ser solicitada anualmente, especialmente para documentos de pessoal.

Foi mencionada a existência de decreto que estabelece a necessidade de numeração sequencial distinta, o que gerou questionamentos sobre a prática atual.

Confirmou-se que, para documentos de pessoal, a numeração deve ser reiniciada anualmente, inclusive no caso de criação e publicação de portarias.

Criação e Utilização de Modelos de Documentos no SEI

Foi demonstrado como criar um texto padrão, utilizando um exemplo de ofício circular para aniversários. Destacou-se a importância da formatação adequada dos documentos e como os usuários podem acessar e utilizar esses modelos no sistema.

Dicas de Formatação de Tabelas entre Word e SEI

Foi destacado que a formatação de tabelas do Word pode não ser compatível com o SEI, sendo sugerido que os participantes copiem e colem as tabelas no Google Docs antes de transferi-las para o sistema. Mencionou-se que o Google Docs utiliza HTML, o que facilita a compatibilidade.

Discussão sobre Atos Normativos e Oficiais no Treinamento SEI

Foi explicada a importância de compreender as diferenças entre atos normativos e atos oficiais, bem como sua correta utilização no SEI. Relatou-se a ocorrência de dificuldades no uso de uma portaria de pessoal, o que impediu sua publicação adequada no boletim. Também foram abordadas a estrutura e as funcionalidades do SEI, além da disponibilidade das gravações dos treinamentos.

Instruções para Formatação de Resoluções

Foi mencionado que a resolução já possuía um modelo pré-formatado, no qual os participantes deveriam inserir informações como o respectivo conselho e a data da reunião. Explicou-se a numeração automática dos artigos e o uso de estilos para facilitar a formatação.

Procedimentos de Publicação e Retificação no SEI

Foram detalhados os procedimentos para criação e publicação de atos normativos no SEI, enfatizando-se que eventuais retificações devem seguir o mesmo fluxo de assinatura do ato original. Por fim, foi apontada a necessidade de atualização dos treinamentos, com a sugestão de realização de nova sessão para esclarecimento de dúvidas adicionais.

Tópicos do Vídeo com Minutagem

00:04:32 - Tramita no SEI
00:05:50 - Classificação de Assuntos
00:06:54 - Histórico do SEI
00:08:13 - Estrutura Tecnológica do SEI
00:09:31 - Módulos do SEI
00:11:09 - Funcionalidades do SEI
00:13:51 - Tela Inicial
00:14:12 - Ícones da Tela Inicial
00:14:15 - Ícone "Enviar Processo"
00:14:53 - Ícone "Ver Andamento do Processo"
00:15:54 - Ícone "Atribuir Processo"
00:16:03 - Configurar Nível de Detalhes na tela de Controle de Processos
00:16:36 - Ícone "Atribuir Processo"
00:17:35 - Ícone "Incluir em Bloco"
00:18:04 - Como Saber Quem são os Membros da Sua Unidade
00:18:41 - Ícone "Sobrestar Processo"
00:18:53 - Ícone "Concluir Processo e Reagendar"
00:20:23 - Ícone "Anotações"
00:22:06 - Ícone "Marcadores"
00:24:07 - Criar e Organizar Marcadores
00:25:19 - Ícone "Incluir Documento"
00:26:26 - Ícone "Ponto de Controle"
00:27:27 - Ícone "Marcadores"
00:27:37 - Ícone "Controle de Prazos (Internos)"
00:29:50 - Ícone "Processos Sigilosos"
00:30:07 - Ícone "Visualização Detalhada"
00:30:53 - Ícone "Pesquisar"
00:31:15 - Ícone "Trocar Unidade"
00:31:39 - Ícone "Painel de Controle"
00:33:03 - Cores"
00:34:01 - Ícone "Painel de Controle"
00:35:29 - Ícone "Novidades"
00:35:34 - Ícone "Acessibilidade"
00:36:17 - Ícone "Esquema de Cores"
00:36:25 - Ícone "Últimos Acessos"
00:37:30 - Iniciar Processo
00:40:01 - Protocolo Informado de Processo Digitalizado
00:41:11 - Inserir Metadados no Processo
00:41:31 - Classificação por Assunto
00:44:53 - Interessados
00:45:11 - Nível de Acesso do Processo
00:46:11 - Tabela de Temporalidade Documental do Poder Executivo Federal
00:46:36 - Tabela de Temporalidade Documental das IFES
00:47:13 - Digitalização de Processos Físicos
00:51:53 - Mover um Documento para Outro Processo
00:57:22 - Processos Sigilosos
01:05:39 - Documentos Internos e Externos
01:06:00 - Incluir Documento Interno
01:06:54 - Incluir Documento Externo
01:08:47 - Reiniciar Numeração de Documentos
01:13:03 - Como criar Texto Padrão
01:15:53 - Como usar Texto Padrão
01:17:56 - Inserir Documento do Word no SEI
01:19:24 - Formatar Tabela no Editor do SEI
01:23:50 - Inserir Tabela como Imagem no Editor do SEI
01:26:42 - Portaria de Pessoal
01:29:35 - Atos Normativos e Oficiais
01:34:46 - Formatação dos Atos Normativos
01:40:34 - Assinatura no Ato Normativo
01:41:26 - Publicação do Ato Normativo
01:41:36 - Botão de Publicação para Documentos Aptos à Publicação
01:42:28 - Localizar uma Publicação no SEI
01:43:17 - Retificação do Ato Normativo
01:45:04 - Publicação da Retificação do Ato Normativo
01:46:28 - Visualizar Retificação do Ato Normativo no Boletim do SEI