Cadastro de Usuário Externo no SEI-UFSCar

Instruções para o cadastro de usuários externos no SEI-UFSCar

O cadastro de usuários externos no SEI-UFSCar é parte do tipo de processo "SEI: Usuário Externo: Cadastro", o qual deve ser seguido pelas unidades UFSCar para que este possa ser cadastrado. Sem um documento de autorização de uma Unidade UFSCar, o interessado não pode se tornar um usuário externo. Caso precise se tornar um usuário externo, entre em contato com uma unidade UFSCar e solicite a autorização, com base em uma justificativa razoável.

O que é Usuário Externo

usuário externo do SEI é aquele que precisa ter acesso aos processos para inclusão, edição e assinatura de documentos, porém não possui um vínculo com o órgão que utiliza o SEI, nem como servidor, nem como colaborador. No caso da UFSCar, são pessoas que precisam acompanhar processos do SEI-UFSCar, mesmo sem terem vínculo como servidor ou colaborador da UFSCar.

Como o usuário externo tem acesso a processos e documentos

acesso ao usuário externo no SEI é sempre concedido por um servidor da UFSCar com habilitação especial para isso, concedida pelo DePDG-TIC.

Um usuário externo que tem apenas o cadastro aprovado no SEI não tem acesso automaticamente aos processos e documentos. Somente após a concessão do acesso por usuário interno é que ele terá acesso a processos e documentos. Assim, o acesso ao usuário externo pode ser feito de 4 formas:

  1. usuário interno concede acesso ao usuário externo para visualizar todos os documentos de um processo;

  2. usuário interno concede acesso ao usuário externo para visualizar somente alguns documentos de um processo;

  3. usuário interno concede acesso ao usuário externo para assinar determinados documentos de um processo;

  4. usuário externo cadastrado e autorizado realiza peticionamento de processo previamente configurado no SEI.

concessão do acesso a processos e documentos ao usuário externo só pode ser feita após o cadastro e aprovação do usuário externo no SEI.

Solicitando autorização para ser usuário externo

Para que você possa ser um usuário externo no SEI-UFSCar, será necessário obter junta à Unidade UFSCar de seu interesse uma autorização para cadastro de usuário externo:

  1. Entrar em contato com a Unidade UFSCar de seu interesse, por e-mail, telefone ou presencialmente, solicitando o cadastro como usuário externo, com a devida justificativa.
  2. Apresentar seus dados e documentos de identificação à Unidade UFSCar para emissão da Autorização para Cadastro de Usuário Externo.
  3. Unidade emitirá o documento de autorização devidamente preenchido e assinado pela Chefia da Unidade
  4. Unidade enviará para você um e-mail com a autorização anexa, assinada eletronicamente em PDF, juntamente com o link deste artigo, que contém as instruções para Cadastro de Usuário Externo.
  5. Com a autorização em mãos, você deve iniciar o seu pré-cadastro de usuário externo no SEI-UFSCar

Criando o seu pré-cadastro de Usuário Externo

Para criar o seu pré-cadastro no SEI-UFSCar, fazer o seguinte:

  1. Entrar neste link: https://sei.ufscar.br/usuarioexterno
  2. Clicar em "Clique aqui se você ainda não está cadastrado"
    usuario-externo-novo-cadastro.jpg
  3. Preencher todos os campos conforme indicado
    usuario-externo-cadastro.jpg
  4. Você receberá um e-mail de confirmação do pré-cadastro, com informações de acesso.

Informando a Unidade Interessada sobre o pré-cadastro

  1. Após receber o e-mail de confirmação do pré-cadastro, responda ao e-mail da Unidade UFSCar que enviou a autorização de cadastro, informando que você já fez seu pré-cadastro e solicitando a liberação do seu usuário externo, para que possamos liberar definitivamente o seu cadastro. Você pode copiar este texto:

    À Unidade ______-UFSCar

    Informo que já realizei meu pré-cadastro como usuário externo no SEI-UFSCar. Solicito a liberação do meu pré-cadastro para peticionamento.

    Atenciosamente

    [Seu Nome Completo]

  2. Seu pré-cadastro só será liberado se tiver sido efetivamente realizado. Caso haja erros, a enviará e-mail solicitando as devidas correções.
  3. Após liberação, o DePDG-TIC enviará um e-mail informando sobre a liberação por 5 dias úteis e solicitando o Peticionamento do Cadastro de Usuário ExternoFique atento ao e-mail do DePDG-TIC, pois você só terá 5 dias úteis para incluir os documentos e efetivar o seu cadastro no SEI!

Preparando a documentação necessária ao cadastro

Os seguintes documentos são requisitos para o cadastro definitivo de usuário externo no SEI-UFSCar. Você pode copiar a lista e marcar um X no campo checklist nos documentos que você já obteve:

Documento Check List
Autorização para Cadastro de Usuário Externo, emitido pela Unidade Interessada em PDF  
Termo de Declaração de Concordância e Veracidade preenchido, assinado manualmente e com firma reconhecida ou assinado digitalmente com uso de certificado digital e autenticação por token  
Cópia do RG autenticada em Cartório  
Cópia do CPF ou de outro documento de identidade no qual conste CPF, autenticada em Cartório  
Comprovante de Residência atual  
Caso seja representante de uma empresa fornecedora da UFSCar, cópia autenticada de comprovante de vínculo vigente com a empresa  

 

Seguem instruções para a preparação da documentação:

  1. Preencher os campos do formulário "Termo de Declaração de Concordância e Veracidade" em PDF, disponível neste link, podendo a assinatura ser feita de duas formas:
    1. termo assinado digitalmente com uso de certificado digital e-CPF, com autenticação por token, utilizando software compatível com seu Certificado Digital ICP-Brasil, seguindo as instruções para assinatura digital da sua agência certificadora. Após a assinatura, salve o PDF assinado digitalmente.
    2. ou termo assinado manualmente, ou seja, de forma manuscrita, com firma reconhecida por Cartório, e a seguir digitalizada; não são aceitas assinaturas digitalizadas/escaneadas e coladas como foto sobre o documento, pois estas não têm validade jurídica.
  2. Salvar o termo em PDF em seu computador
  3. Caso tenha assinado o termo manualmente, imprimir em papel para levar ao Cartório para reconhecer firma 
  4. Fazer cópias dos seguintes documentos:
    1. RG
    2. CPF ou de outro documento de identidade no qual conste CPF, por exemplo, CNH;
    3. Comprovante de Residência atual
    4. Caso seja representante de uma empresa fornecedora da UFSCar, cópia autenticada de comprovante de vínculo vigente com a empresa
  5. No Cartório de Notas e Títulos: 
    1. autenticar as cópias de todos os documentos
    2. reconhecer firma do "Termo de Declaração de Concordância e Veracidade" preenchido e assinado manualmente; caso tenha utilizado o e-CPF e assinatura digital, não é necessário o reconhecimento de firma deste documento
  6. Digitalizar as cópias autenticadas e o termo de concordância com firma reconhecida e guardar em seu computador
  7. Juntar aos documentos digitalizados o Termo de Autorização para Cadastro de Usuário Externo no SEI-UFSCar enviado pela Unidade UFSCar interessada no seu cadastro. Para obtê-lo, entre em contato com a Unidade interessada no seu cadastro.
  8. Realizar o peticionamento no SEI-UFSCar, conforme detalhado no artigo "Peticionamento por Usuário Externo no SEI-UFSCar".

Caso ainda tenha dúvidas, entre em contato conosco por meio do Formulário de Suporte SEI-UFSCar.