O cadastro de usuários externos no SEI-UFSCar é parte do tipo de processo "SEI: Usuário Externo: Cadastro", o qual deve ser seguido pelas unidades UFSCar para que este possa ser cadastrado. Sem um documento de autorização de uma Unidade UFSCar, o interessado não pode se tornar um usuário externo. Caso precise se tornar um usuário externo, entre em contato com uma unidade UFSCar e solicite a autorização, com base em uma justificativa razoável.
O que é Usuário Externo
O usuário externo do SEI é aquele que precisa ter acesso aos processos para inclusão, edição e assinatura de documentos, porém não possui um vínculo com o órgão que utiliza o SEI, nem como servidor, nem como colaborador. No caso da UFSCar, são pessoas que precisam acompanhar processos do SEI-UFSCar, mesmo sem terem vínculo como servidor ou colaborador da UFSCar.
Como o usuário externo tem acesso a processos e documentos
O acesso ao usuário externo no SEI é sempre concedido por um servidor da UFSCar com habilitação especial para isso, concedida pelo DePDG-TIC.
Um usuário externo que tem apenas o cadastro aprovado no SEI não tem acesso automaticamente aos processos e documentos. Somente após a concessão do acesso por usuário interno é que ele terá acesso a processos e documentos. Assim, o acesso ao usuário externo pode ser feito de 4 formas:
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usuário interno concede acesso ao usuário externo para visualizar todos os documentos de um processo;
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usuário interno concede acesso ao usuário externo para visualizar somente alguns documentos de um processo;
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usuário interno concede acesso ao usuário externo para assinar determinados documentos de um processo;
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usuário externo cadastrado e autorizado realiza peticionamento de processo previamente configurado no SEI.
A concessão do acesso a processos e documentos ao usuário externo só pode ser feita após o cadastro e aprovação do usuário externo no SEI.
Solicitando autorização para ser usuário externo
Para que você possa ser um usuário externo no SEI-UFSCar, será necessário obter junta à Unidade UFSCar de seu interesse uma autorização para cadastro de usuário externo:
- Entrar em contato com a Unidade UFSCar de seu interesse, por e-mail, telefone ou presencialmente, solicitando o cadastro como usuário externo, com a devida justificativa.
- Apresentar seus dados e documentos de identificação à Unidade UFSCar para emissão da Autorização para Cadastro de Usuário Externo.
- Unidade emitirá o documento de autorização devidamente preenchido e assinado pela Chefia da Unidade
- Unidade enviará para você um e-mail com a autorização anexa, assinada eletronicamente em PDF, juntamente com o link deste artigo, que contém as instruções para Cadastro de Usuário Externo.
- Com a autorização em mãos, você deve iniciar o seu pré-cadastro de usuário externo no SEI-UFSCar
Criando o seu pré-cadastro de Usuário Externo
Para criar o seu pré-cadastro no SEI-UFSCar, fazer o seguinte:
- Entrar neste link: https://sei.ufscar.br/usuarioexterno
- Clicar em "Clique aqui se você ainda não está cadastrado"
- Preencher todos os campos conforme indicado
- Você receberá um e-mail de confirmação do pré-cadastro, com informações de acesso.
Informando a Unidade Interessada sobre o pré-cadastro
- Após receber o e-mail de confirmação do pré-cadastro, responda ao e-mail da Unidade UFSCar que enviou a autorização de cadastro, informando que você já fez seu pré-cadastro e solicitando a liberação do seu usuário externo, para que possamos liberar definitivamente o seu cadastro. Você pode copiar este texto:
À Unidade ______-UFSCar
Informo que já realizei meu pré-cadastro como usuário externo no SEI-UFSCar. Solicito a liberação do meu pré-cadastro para peticionamento.
Atenciosamente
[Seu Nome Completo]
- Seu pré-cadastro só será liberado se tiver sido efetivamente realizado. Caso haja erros, a enviará e-mail solicitando as devidas correções.
- Após liberação, o DePDG-TIC enviará um e-mail informando sobre a liberação por 5 dias úteis e solicitando o Peticionamento do Cadastro de Usuário Externo. Fique atento ao e-mail do DePDG-TIC, pois você só terá 5 dias úteis para incluir os documentos e efetivar o seu cadastro no SEI!
Preparando a documentação necessária ao cadastro
Os seguintes documentos são requisitos para o cadastro definitivo de usuário externo no SEI-UFSCar. Você pode copiar a lista e marcar um X no campo checklist nos documentos que você já obteve:
Documento | Check List |
Autorização para Cadastro de Usuário Externo, emitido pela Unidade Interessada em PDF | |
Termo de Declaração de Concordância e Veracidade preenchido, assinado manualmente e com firma reconhecida ou assinado digitalmente com uso de certificado digital e autenticação por token | |
Cópia do RG autenticada em Cartório | |
Cópia do CPF ou de outro documento de identidade no qual conste CPF, autenticada em Cartório | |
Comprovante de Residência atual | |
Caso seja representante de uma empresa fornecedora da UFSCar, cópia autenticada de comprovante de vínculo vigente com a empresa |
Seguem instruções para a preparação da documentação:
- Preencher os campos do formulário "Termo de Declaração de Concordância e Veracidade" em PDF, disponível neste link, podendo a assinatura ser feita de duas formas:
- termo assinado digitalmente com uso de certificado digital e-CPF, com autenticação por token, utilizando software compatível com seu Certificado Digital ICP-Brasil, seguindo as instruções para assinatura digital da sua agência certificadora. Após a assinatura, salve o PDF assinado digitalmente.
- ou termo assinado manualmente, ou seja, de forma manuscrita, com firma reconhecida por Cartório, e a seguir digitalizada; não são aceitas assinaturas digitalizadas/escaneadas e coladas como foto sobre o documento, pois estas não têm validade jurídica.
- Salvar o termo em PDF em seu computador
- Caso tenha assinado o termo manualmente, imprimir em papel para levar ao Cartório para reconhecer firma
- Fazer cópias dos seguintes documentos:
- RG
- CPF ou de outro documento de identidade no qual conste CPF, por exemplo, CNH;
- Comprovante de Residência atual
- Caso seja representante de uma empresa fornecedora da UFSCar, cópia autenticada de comprovante de vínculo vigente com a empresa
- No Cartório de Notas e Títulos:
- autenticar as cópias de todos os documentos
- reconhecer firma do "Termo de Declaração de Concordância e Veracidade" preenchido e assinado manualmente; caso tenha utilizado o e-CPF e assinatura digital, não é necessário o reconhecimento de firma deste documento
- Digitalizar as cópias autenticadas e o termo de concordância com firma reconhecida e guardar em seu computador
- Juntar aos documentos digitalizados o Termo de Autorização para Cadastro de Usuário Externo no SEI-UFSCar enviado pela Unidade UFSCar interessada no seu cadastro. Para obtê-lo, entre em contato com a Unidade interessada no seu cadastro.
- Realizar o peticionamento no SEI-UFSCar, conforme detalhado no artigo "Peticionamento por Usuário Externo no SEI-UFSCar".
Caso ainda tenha dúvidas, entre em contato conosco por meio do Formulário de Suporte SEI-UFSCar.